¿Que significan las siglas RFP y RFQ en compras?

👋 ¡Hola, amigos! Vamos a conocer en detalle las principales características de estos procesos en el área de compras de una empresa.

¿Qué es RFP (Request for Proposal) o Solicitud de propuesta?

El proceso de licitación es un proceso formal que utilizan las compañías para dar a conocer que tienen una necesidad de forma pública y a través del cual solicitan ofertas que satisfagan esas necesidades. Esas solicitudes se conocen como RFP, son las siglas de request for proposal en inglés o solicitud de propuestas en español y son más comunes en empresas grandes u organismos públicos, pero no son exclusivos de ellas.

Por ejemplo, la construcción de un tramo de carretera que une dos ciudades es un proyecto que podría sacar a licitación para que diferentes proveedores hicieran propuestas. Por otro lado, si tienes una empresa que necesita cambiar de ERP, también puede publicar una RFP donde se describa lo que buscas y que esperas conseguir y que los proveedores hagan propuestas.

¿Cual es la estructura de un RFP?

Ahora que ya sabemos qué significa RFP, vamos a ver cuál es el proceso que se sigue para lanzar una. Antes de empezar, es importante decir que en una RFP se puede detallar la manera en la que se analizarán las propuestas para que los proveedores tengan esa información. Normalmente se componen de 8 partes. Resumen Ejecutivo del proyecto que da unas pinceladas sobre lo que se quiere hacer. Antecedentes de tu empresa donde informemos que hacemos y cuál es nuestro mercado algo sencillo. Objetivos que se quieren alcanzar con este proyecto. Alcance del proyecto con detalle que ayuda a los proveedores a entenderlo perfectamente. Calendario estimado de cuando quisiéramos que estuviera listo. Restricciones presupuestarias que se van a utilizar para medir las propuestas. Dicho esto, lo primero que debe ocurrir es que redactemos la RFP para que las empresas tengan una mejor idea de nuestras necesidades y de lo que buscamos. Es importante que evitemos preguntas cerradas y demos a los proveedores la oportunidad de desarrollar sus respuestas, como por ejemplo, ¿Cómo actuar ante una situación como ésta? ¿Qué decisiones tomó? En su respuesta a nuestra RFP, los diferentes proveedores preseleccionados deben incluir los siguientes elementos. ¿Un plan de acción donde detallan cómo van a resolver el problema? Un plan de proyecto con los tiempos que se dedicarán. Precio del proyecto. Información adicional que ayude a los licitadores a entender la propuesta.

Beneficios de la RFP (Request for Proposal) o Solicitud de propuesta

Una vez se reciban las propuestas, debemos hacer un ejercicio de análisis que nos permita determinar cuál es el proveedor más adecuado para dar solución a la necesidad que tenemos, como también dedicar tiempo a investigar en profundidad a las compañías y que sea un factor adicional a tener en cuenta para determinar quién es realmente el ideal para el trabajo.

Emitir una RFP nos permitirá principalmente dos cosas:

1. la primera es no tener que explicar el mismo proyecto una y otra vez a cada proveedor con el riesgo de no dar la misma información porque a medida que lo va explicando, vas añadiendo detalles y las necesidades que compartes con el primero, seguramente sean mas o menos detalladas que las que compartes con el último. ¿Por qué has aprendido? Eso provoca que no haya objetividad.
2. La segunda es que te permite conocer la verdadera propuesta de cada uno de ellos, dado que las posibles empresas candidatas tienen que presentar una oferta formal, tendrán que dedicar tiempo a desarrollar una primera versión en papel de la solución y a trabajar realmente en el problema en cuestión. Y si no lo hacen, nos permitirá descartarlo sin perder tiempo.

¿Qué es RFQ (Request for Quotation) o Solicitud de Cotización?

Una de RFQ o Request for Quotation en inglés y solicitud de precio en español es un proceso empresarial estándar que tiene por objetivo de invitar a proveedores a que participen en un proceso selectivo en el que comunican precisamente el precio al que podrían suministrar un producto o servicio concreto.

Suelen ser contratos en los que sabemos exactamente qué es lo que necesitamos y en los que buscamos que el proceso de selección sea rápido. Aunque el nombre pueda parecer que simplemente se pide el precio, suele requerirse información sobre plazos de pago, nivel de calidad o duración del contrato. Al igual que en la RFP, es interesante incluir las especificaciones cuanto más detalladas, mejor de los productos o servicios que se requieren y asegurándose de que todos los proveedores reciben la misma información para que las ofertas sean comparables y lo más exactas posibles, sino sería injusto para algunos proveedores.

Además de que las especificaciones que se proporcionen una RFQ podrían ser utilizadas por los proveedores como documentación legalmente vinculante. Al igual que en las licitaciones, se fija un plazo durante el cual los proveedores pueden enviar su respuesta y durante el cual se pueden hacer consultas para aclarar capacidades técnicas o posibles errores en la RFQ. Normalmente por cuestiones de transparencia, toda información que se le hace llegar a un proveedor que ha hecho una consulta se le hace llegar al resto para que siempre todos parten del mismo punto. Terminado el plazo y enviada a la oferta, puede ser que haya sucesivas rondas o incluso una subasta inversa para obtener el mejor precio del mercado.

¿Qué es una subasta inversa?

Una subasta inversa para el que no lo sepa es aquella en la que los papeles de comprador y vendedor se invierten y son los vendedores los que pujan por quedarse, en este caso con el contrato, ofreciendo el precio más bajo.

¿Qué productos solicitar en una RFP?

Las RFQ se adaptan mejor a los productos y servicios que están muy estandarizados y que no presentan cadenas de suministro complejas, por ejemplo, materiales como el hierro, el aluminio, la electricidad o el gas natural, pero no materiales o productos como microchips o maquinaria pesada. Gracias a internet se han hecho muy populares y empresas y organismos oficiales acuden a portales de contratación tanto públicos como privados, donde los proveedores pueden de una manera muy sencilla poner sus precios en el caso de las RFQ y sus propuestas en el caso de las RFP.

Muchos organismos permiten a los proveedores inscribirse de forma gratuita y recibir alertas en formato correo electrónico o mensaje sobre las diferentes licitaciones en las que podrían estar interesados. En algunos casos, todo el proceso se realiza en línea, subiendo al servidor, documentos escaneados o PDF en otros casos o por razones legales, se deben enviar por correo convencional o mensajería, aunque la licitación pueda desarrollarse en formato digital.

¿Ahora que ya sabes lo que son, crees que son la mejor manera de buscar un proveedor? ¿Las utilizarías para todos los procesos de compra? ¡Gracias por leer! 🤗