Software Procure-to-Pay (P2P)

• Permitir la inscripción como proveedor potencial en la base de datos por medio de una página de aterrizaje pública en internet conectada al sitio web de la empresa.
• Habilitar el registro de proveedor por medio de invitación por correo electrónico. Realizar su actualización de datos respetando campos obligatorios.
• Administrar directamente por el proveedor la inscripción por primera vez y/o actualización ingresando los datos requeridos y anexando la documentación para pertenecer a la base de datos de proveedores potenciales de la empresa.
• Notificar a los responsables cuando un nuevo proveedor se registra en la plataforma.
• Permitir la configuración y registro de personas naturales y jurídicas con documentos diferentes para cada caso, tanto para proveedores nacionales e internacionales.
• Clasificar los productos y/o servicios ofrecidos (UNSPSC – 3er o 4to nivel o la clasificación definida por la empresa).
• Si la empresa cuenta con formatos propios, puede subirlos para que los proveedores descarguen para diligenciar y adjuntarlos al registro.
• Parametrizar la vigencia de documentos cargados por el proveedor y agregar instrucciones para asegurar que la cumplan con los requisitos habilitantes.
• Envío de alertas de forma automático por correo a los proveedores para la actualización documentos de registro (RUT, Representante legal, entre otros).

Garantiza las aprobaciones de cumplimiento en la gestión de proveedores:

• Habilitar formulario interno para solicitar la creación y/o actualización de proveedor al área de datos maestros.
• Configurar flujos de aprobación a responsables de área en compras, cumplimiento, impuestos, financiero, entre otros.
• Permitir la revisión, devolución o rechazo de la documentación adjunta, emitir conceptos, agregar notas, comentarios y dejar evidencia de la toma de decisiones de cada una de las áreas.
• Exportar a Excel la información de identificación y nombres de terceros involucrados en cada proveedor, para que se realicen las validaciones en listas restrictivas o plataformas de terceros.
• Gestionar la marca de verificación de proveedores con el objetivo de identificar fácilmente aquellos que han sido aprobados.
• Complementar la información del formulario del proveedor, de acuerdo con modelo de datos maestros del ERP facilitando su integración.
• Exponer servicios web de consulta de datos del proveedor para integración con el ERP.
• Exponer servicios web para activar o bloquear un proveedor.

Toma el control del dato maestro en la gestión de proveedores:

• Crear proveedores, actualizar los datos básicos de proveedores. (Identificación, contacto, dirección, teléfono, redes sociales, página web, industria).
• Administrar los usuarios asignados a cada proveedor.
• Segmentar cada proveedor de acuerdo con el estado actual de la relación comercial (Aprobado, Lista Negra, En Revisión), nivel de riesgo (Verde, Amarillo y Rojo) y criticidad para la empresa (Alta, Media, Baja).
• Crear, administrar y configurar grupos de proveedor, para agrupar proveedores en uno o varios.
• Imprimir y exportar a Excel la ficha técnica de un proveedor.
• Enviar comunicaciones masivas de forma privada a grupos de proveedores, a través de un buzón seguro (inbox) entre la empresa y los usuarios del proveedor.
• Publicar noticias de la empresa que puedan ser de interés para los proveedores.
• Compartir un calendario de eventos, talleres, capacitaciones y llevar el control de asistencia de cada uno de los usuarios de los proveedores.
• Calificar proveedores a través de reseñas por medio de estrellas de 1 a 5 con diferentes criterios definidos por la empresa como calidad, oportunidad, nivel de atención entre otros indicadores.