Software Procure-to-Pay (P2P)
Automatiza el proceso de compras empresariales, desde la solicitud hasta la aprobación y pago de facturas.
Control automático del proceso de cuentas por pagar a proveedores
El software Procure-to-Pay (P2P) automatiza la adquisición, desde solicitudes de compra hasta emisión de órdenes. Gestiona información de proveedores, facilita la recepción de servicios y procesa facturas. Las facturas aprobadas se envían para pago. El software ofrece un rastro digital de todas las transacciones para mejorar la visibilidad.
Nuestro portal Procure-to-pay te ayudará con:
- Recepción electrónica de facturas y documentos adjuntos
- Validación Comprobante fiscal SAT, Verificación Documento electrónico DIAN
- Comunicar al proveedor cambios en los status de la factura
- Gestión de cancelación de facturas
- Permite el envío comprobante de pago
- Flujo de aprobación para facturas según reglas de negocios
- Validación del estado del proveedor y contratista (Repse, HSE, y otros)
- Integración con sistema financiero y contable
- Actualización de datos contra el ERP
Three Way Match (3WM) o Coincidencia de 3 vías
Compara fácilmente la orden de compra, la recepción de bienes y la factura del proveedor antes de aprobar. Te ofrecemos:
- Verificación automática en 3 pasos: factura del proveedor, orden de compra, y HES o MIGO.
- Reglas de negocio acorde a políticas empresariales
- Aprobación digital de facturas según reglas grupales.
- Acompañamiento y mantenimiento continuo
- Asistencia continua en la implementación
- Usuarios ilimitados y servicio en la nube privada
Somos un servicio completo de especialistas en software, finanzas y procurement, ofreciendo consultoría, herramientas y soporte técnico.
Implementamos sistemas modernos para unificar canales, agilizar respuestas, automatizar la evaluación de proveedores, y controlar el proceso de compras.
En Egixia tendrás:
Proporciona un canal de comunicación único y seguro con tus proveedores y responsables internos.
Realiza la verificación de riesgos y garantiza la precisión de los datos maestros de los proveedores.
Mejora la productividad del equipo interno en la atención de solicitudes.
Integra tu ecosistema de aplicaciones y sistemas fiscales externos.
Asesoría integral en la implementación de un portal procure-to-pay personalizado para tu empresa
Disfruta de atención personalizada para tus dudas y necesidades en tu software de compras. Personalizamos el portal para que sea adaptable y efectivo para tu equipo.
¿Qué módulos adicionales puede encontrar en nuestro software Procure-to-Pay (P2P)?
Gestión del Proveedor
El módulo de registro de proveedores habilita formularios para crear o actualizar proveedores y contratistas nacionales e internacionales.
A través del módulo de verificación de proveedores puedes diseñar flujos de aprobación interno para revisar datos, documentos y riesgos para asegurar el proceso correcto para crear un proveedor en el ERP
Más funciones de alta proveedores
- Permitir la inscripción como proveedor potencial en la base de datos por medio de una página de aterrizaje pública en internet conectada al sitio web de la empresa.
- Habilitar el registro de proveedor por medio de invitación por correo electrónico. Realizar su actualización de datos respetando campos obligatorios.
- Administrar directamente por el proveedor la inscripción por primera vez y/o actualización ingresando los datos requeridos y anexando la documentación para pertenecer a la base de datos de proveedores potenciales de la empresa.
- Notificar a los responsables cuando un nuevo proveedor se registra en la plataforma.
- Permitir la configuración y registro de personas naturales y jurídicas con documentos diferentes para cada caso, tanto para proveedores nacionales e internacionales.
- Clasificar los productos y/o servicios ofrecidos (UNSPSC – 3er o 4to nivel o la clasificación definida por la empresa).
- Si la empresa cuenta con formatos propios, puede subirlos para que los proveedores descarguen para diligenciar y adjuntarlos al registro.
- Parametrizar la vigencia de documentos cargados por el proveedor y agregar instrucciones para asegurar que la cumplan con los requisitos habilitantes.
- Envío de alertas de forma automático por correo a los proveedores para la actualización documentos de registro (RUT, Representante legal, entre otros).
Más funciones de verificación de proveedor
Garantiza las aprobaciones de cumplimiento en la gestión de proveedores:
- Habilitar formulario interno para solicitar la creación y/o actualización de proveedor al área de datos maestros.
- Configurar flujos de aprobación a responsables de área en compras, cumplimiento, impuestos, financiero, entre otros.
- Permitir la revisión, devolución o rechazo de la documentación adjunta, emitir conceptos, agregar notas, comentarios y dejar evidencia de la toma de decisiones de cada una de las áreas.
- Exportar a Excel la información de identificación y nombres de terceros involucrados en cada proveedor, para que se realicen las validaciones en listas restrictivas o plataformas de terceros.
- Gestionar la marca de verificación de proveedores con el objetivo de identificar fácilmente aquellos que han sido aprobados.
- Complementar la información del formulario del proveedor, de acuerdo con modelo de datos maestros del ERP facilitando su integración.
- Exponer servicios web de consulta de datos del proveedor para integración con el ERP.
- Exponer servicios web para activar o bloquear un proveedor.
Más funciones de gestión de proveedores
Toma el control del dato maestro en la gestión de proveedores:
- Crear proveedores, actualizar los datos básicos de proveedores. (Identificación, contacto, dirección, teléfono, redes sociales, página web, industria).
- Administrar los usuarios asignados a cada proveedor.
- Segmentar cada proveedor de acuerdo con el estado actual de la relación comercial (Aprobado, Lista Negra, En Revisión), nivel de riesgo (Verde, Amarillo y Rojo) y criticidad para la empresa (Alta, Media, Baja).
- Crear, administrar y configurar grupos de proveedor, para agrupar proveedores en uno o varios.
- Imprimir y exportar a Excel la ficha técnica de un proveedor.
- Enviar comunicaciones masivas de forma privada a grupos de proveedores, a través de un buzón seguro (inbox) entre la empresa y los usuarios del proveedor.
- Publicar noticias de la empresa que puedan ser de interés para los proveedores.
- Compartir un calendario de eventos, talleres, capacitaciones y llevar el control de asistencia de cada uno de los usuarios de los proveedores.
- Calificar proveedores a través de reseñas por medio de estrellas de 1 a 5 con diferentes criterios definidos por la empresa como calidad, oportunidad, nivel de atención entre otros indicadores.
Portal del Proveedor
Con el módulo de estado de cuenta los proveedores pueden consultar el estado de cada una de sus facturas, fechas estimadas de pago y comprobantes de transacciones a sus cuentas bancarias.
Automatiza la expedición de certificados comerciales y tributarios, crea diferentes plantillas y obtén control de auditoría sobre la impresión de cada proveedores.
Más funciones de estado de cuenta
Libera el equipo automatizando consultas al ERP en la gestión de proveedores:
- Exponer los servicios de autogestión para permitir la consulta de información de facturas radicadas y pagos programados.
- Permite cargar datos históricos de estado de factura para que sean consultadas por el proveedor.
- Consultar detalle de factura, liquidación de impuestos, retenciones e información de pagos que provengan de un origen de datos externo (ERP, Excel o Servicio Web).
- Consulta del estado de los pagos, la programación con base en la condición de pagos de facturas.
- Consulta del detalle de facturas pagadas de cada comprobante de pago y por empresa del grupo.
Más funciones de certificados
Emite certificados digitalmente con una gestión de proveedores más eficiente:
- Habilitar la descarga de certificados de retención tributaria como Retención en la Fuente, ReteIVA y ReteICA con información en línea del ERP (Requiere de un servicio web expuesto por el ERP).
- Configurar plantillas de certificaciones que generará los documentos en PDF para proveedores (Certificados comerciales y tributarios).
- Automatizar la emisión de certificados comerciales con datos (Puede requerir de un servicio web expuesto por el ERP)
- Provee un editor de plantillas de impresión, que permite realizar cambios de forma a la plantilla, tales como: Logos, imágenes de firmas, textos adicionales sin depender de área de TI.
- Permitir la importación de datos a través de Excel para la emisión de certificados históricos.
- Habilitar el acceso de los certificados a usuarios autorizados por la empresa para consultar información de todos los proveedores
Gestión de compras
Solicita cotizaciones y publica licitaciones en el módulo de negociaciones. Evalua ofertas de forma automática y digitaliza el proceso de negociación y generación de ahorros.
Recibe notificaciones del proveedor en el módulo de seguimiento a órdenes de compra. Entérate de novedades de aceptación, alistamiento y despacho.
Más funciones de negociaciones
- Facilitar la publicación de los procesos de contratación, garantizando la transparencia, publicidad, igualdad y eficacia del proceso.
- RFI Solicitud de Información o sondeo de mercado. Sirve para recoger información general sobre los productos o servicios de un proveedor. Los RFI son gestionados con proveedores inscritos o no en la base de proveedores potenciales
- RFQ Request for Quotation o Solicitud de Cotización. proceso para pedir a distintos proveedores el precio de un servicio o producto determinado. Las solicitudes de RFQ se realizan con los proveedores que estén registrados y aprobados en la base de proveedores
- INVITACIÓN PRIVADA Solicitud de precio de un servicio o producto determinado, en donde mínimo 2 ofertas sean comparables. Las solicitudes de 2 cotizaciones se realizan con los proveedores que estén registrados y aprobados en la base de proveedores.
- COTIZACIÓN ÚNICA, Modalidad de selección del proveedor por condiciones especiales (único, idóneo o urgencia manifiesta)
- RFP Request for Proposal. Convocatoria pública o privada por modalidad de selección del proveedor en los procesos de contratación cuya cuantía estimada sea superior a una suma determinada.
- Configurar reglas del concurso.
Más funciones de seguimiento a órdenes de compra
Recupera el control de los pedidos en la gestión de proveedores web:
- Integrar las órdenes de compra que son emitidas por el ERP tanto en la creación como en la actualización hacia el portal web.
- Impresión en PDF de las órdenes de compra a los proveedores y documentos anexos tales como términos y condiciones.
- Notificar el acuse de recibido, aceptación o rechazo de las órdenes de compra por parte de los proveedores.
- Mantener informados a los involucrados en el seguimiento y novedades a las órdenes de compra.
- Actualizar el estado de la orden de compra por parte del comprador para permitirla.
- Permitir responder al proveedor con djuntos sobre el documento que está solicitando.
- Hacer seguimiento con otras áreas con trazabilidad y notas de aprobación para el proveedor.
