Control de principio a fin del proceso de gestión compras en las empresas.
- Solicitudes de Compras
- Flujos de Aprobación
- Catálogos Electrónicos
- Procesos RFI, RFP y RFQ
- Expeditación y Seguimiento OC
- Control de Contratos
- Recepción de Facturas y Aprobación Pagos
- Gestión y Evaluación de Proveedores
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Beneficios
Cree un canal únificado para atender solicitudes internas
Reduzca los tiempos de respuesta a las solicitudes del área de gestión de compras
Mejore la experiencia de su cliente interno con notificaciones de seguimiento
Automatice la evaluación de proveedores
GESTIÓN INTERNA COMPRAS
Mejora la experiencia con una gestión de compras digital:
Centralice todas las solicitudes de compra con campos personalizados y flujos de aprobación desde el móvil según los niveles de la empresa.
Con el módulo de catálogo electrónico puede ofrecer una experiencia de comercio electrónico para que los usuarios internos usen un carrito de compras en línea.
Más funciones de solicitudes de compra
- Habilitar el formulario de solicitudes de compra desde los líderes de las áreas hacia el departamento de compras.
- Buscar y adjuntar artículos de un catálogo previamente autorizado por el área de compras.
- Complementar información de la requisición indicando fecha de entrega esperada, categoría de compras, ubicación y garantía requerida entre otros.
- Permitir describir la necesidad de forma amplia, adjuntando archivos, fotos o formatos con el requerimiento para facilitar el proceso de sourcing y seguimiento en la empresa.
- Permitir la carga de adjuntos que soporten el proceso adecuado, cotizaciones de proveedor, solicitudes de pedido, reserva de presupuesto, entre otros.
- Configurar el flujo de aprobación, niveles de aprobación, devoluciones y rechazos sobre las solicitudes.
- Generación de un concurso o proceso de negociación de bienes y servicios (RFQ) a partir de una requisición (Requiere el módulo de negociaciones).
- Cierre, trazabilidad y reportes de la gestión realizada por el área de compras.
Más funciones del catálogo electrónico
- Crea varias tiendas virtuales por categorías de artículos.
- Asigna presupuesto a usuarios líderes con nuestra nueva billetera
- Presentar una interfaz agradable al usuario una lista de artículos y disponibilidades para mejorar la experiencia con un carrito de compras en la empresa.
- Definir precios y proveedores en el catálogo de productos para acelerar la solicitud de pedido.
- Gestionar el estado del pedido para el seguimiento de los involucrados y la analítica
- Al escoger uno de sus productos, se le ofrece diversa información, como: Foto, cantidades disponibles, tallas, colores, y otros atributos.
PORTAL COMPRAS PERSONALIZADO
-
El módulo de general y seguridad te permite configurar personalizaciones como colores, logos, imágenes y contenido. Además definir políticas accesos a los usuarios e integración con tu directorio activo.
Más funciones de personalización del módulo general
- Incorporar el logo de la entidad a la plataforma y políticas de tratamiento de datos personales que deben aceptar los usuarios, enlaces a sus redes sociales en el pie de página.
- Página de inicio personalizado para los usuarios de la plataforma con base en los artes entregados por el cliente o agencia.
- Configurar del correo autorizado para emitir notificaciones por parte de la plataforma.
- Permitir la configuración de un menú dinámico
- Agregar un chatbot
- Permitir la edición del perfil de cada usuario
- Formulario de ayuda para que usuarios puedan ponerse en contacto con los administradores de soporte del cliente.
- Enviar y recibir mensajes a través del Inbox de la misma plataforma.
- Crear conversaciones con otros usuarios como si fuera un chat.
Más funciones del módulo seguridad
- Configurar múltiples tipos de autenticación para iniciar sesión en la plataforma, con usuarios locales, web services, LDAP, AD Azure, Google y Microsoft.
- Permitir la configuración de diferentes roles de permisos en la plataforma
- Realizar autogestión de contraseñas, recuperación a través de correo electrónico o preguntas de seguridad previamente cargadas.
ABASTECIMIENTO ESTRATÉGICO
Obtenga el control en la gestión de compras con sus proveedores:
Envía procesos RFI, RFP y RFQ de forma automática a tus proveedores con el módulo de negociaciones, recibe ofertas digitales y automatiza la evaluación de ofertas.
Recibe notificaciones y alertas sobre vencimiento de documentos en el módulo de contratos, gestiona cambios, pólizas de cada proveedor.
Con el módulo de evaluación de proveedor puedes dejar registro del desempeño de cada proveedor. Crea indicadores de calificación tan fácil de calificar como usar estrellas de 1 a 5.
Más funciones de Negociaciones RFP, RFQ, RFI
- Facilitar la publicación de los procesos de contratación, garantizando la transparencia, publicidad, igualdad y eficacia del proceso.
- RFI Solicitud de Información o sondeo de mercado. Sirve para recoger información general sobre los productos o servicios de un proveedor. Los RFI son gestionados con proveedores inscritos o no en la base de proveedores potenciales
- RFQ Request for Quotation o Solicitud de Cotización. proceso para pedir a distintos proveedores el precio de un servicio o producto determinado. Las solicitudes de RFQ se realizan con los proveedores que estén registrados y aprobados en la base de proveedores
- INVITACIÓN PRIVADA Solicitud de precio de un servicio o producto determinado, en donde mínimo 2 ofertas sean comparables. Las solicitudes de 2 cotizaciones se realizan con los proveedores que estén registrados y aprobados en la base de proveedores.
- COTIZACIÓN ÚNICA, Modalidad de selección del proveedor por condiciones especiales (único, idóneo o urgencia manifiesta)
- RFP Request for Proposal. Convocatoria pública o privada por modalidad de selección del proveedor en los procesos de contratación cuya cuantía estimada sea superior a una suma determinada.
- Configurar reglas del concurso.
Click para ver características de reglas del concurso:
- Enviar comunicaciones a los proveedores seleccionados para invitar.
- Permitir la parametrización de tiempos (preguntas, entrega de propuestas, aclaraciones).
- Recibir ofertas (documentos .pdf, documentos de Office) de los proveedores.
- Parametrización de tipos de documentos a publicar.
- Parametrización de documentos mínimos exigidos.
- Evaluar ofertas de acuerdo con los permisos establecidos (evaluación jurídica; evaluación técnica; evaluación financiera; evaluación económica; entre otra asignación de puntajes de evaluación.
- Reportes de la convocatoria (proveedores, check list de evaluaciones, trazabilidad de tareas realizadas por los usuarios, cuadro de evaluación con los pesos y criterios).
- Estado de la convocatoria (apertura, preguntas, evaluación, adjudicada, suspendida, desierta).
- Comunicaciones electrónicas automáticas con la carta de adjudicación, agradecimiento (esta última respecto de los proveedores no ganadores) o desierta.
- Parametrización de perfiles de usuarios involucrados en la convocatoria.
- Visualización de lanzamiento de la convocatoria únicamente para los proveedores invitados.
Más funciones de Evaluación de Proveedor
- Crear y configurar cuestionarios y plantillas según tipo de evaluación.
- Configurar plantillas de cuestionarios para la evaluación de proveedores con varias secciones y ponderaciones diferentes
- Enviar cuestionarios digitales a los evaluadores para verificar el cumplimiento punto a punto
- Agregar proveedores a la evaluación según su segmentación (Impacto, Riesgo o Categoría)
- Permitir adjuntar evidencias a los evaluadores del proceso de evaluación
- Nuevo flujo para compartir el resultado de evaluación con proveedores y solicitar el plan de acción correctivo
- Agregar tareas con recordatorios asociados a cada proveedor para seguimiento y avance de los planes de acción
Más funciones de Control de Contratos
- Permite registrar una solicitud de contrato a través del diligenciamiento de un formulario de datos y adjuntar documentos de acuerdo con el tipo de contrato. Adicionalmente el usuario puede elegir a quien debe enviar la solicitud.
- Notifica a los responsables (solicitante, solucionador) cuando se genera una solicitud de contrato.
- Adjuntar el contrato firmado, pólizas y demás requerimientos documentales hasta el perfeccionamiento del contrato, incluyendo control de vigencia apoyado en notificaciones por correo electrónico al solicitante de acuerdo con el vencimiento de cada documento.
- Administración del contrato por actualización derivados de Otrosí o por renovación automática, suspensión o terminación de contrato, lo que permite la actualización de datos, y adjunto de documentos soporte de cada actualización.
- Asociación de Otrosí al contrato principal incluyendo la documentación. Adicionalmente permite que se puedan actualizar los datos de acuerdo con las nuevas condiciones del Otrosí.
- Maestro de contratos por tipo, proveedor y responsable que permite tener una mirada general del estado de cada contrato.
CONTROL PROCESO DE COMPRAS
Evite procesos manuales con un sistema de gestión de compras en línea:
- Cree de forma automática documentos en el módulo de órdenes de compra y ejecute la estrategia de aprobación según los niveles requeridos.
- Reciba aceptación electrónica del proveedor en el módulo de seguimiento y trazabilidad. Mantenda notificados de manera automática a todos los involucrados del documento.
- Centralice el reporte de calidad en el módulo de no conformidades, asigne responsables, planes de acción y futuras auditorías.
APROBACIÓN DE FACTURAS
Active el monitor de facturas de proveedor con el módulo de Recepción de Facturas. Reciba información automática del formato XML o PDF de diferentes buzones de la empresa.
Recibe notificaciones y alertas sobre la verificación en el módulo de Aprobación de Facturas. Automatiza la verificación entre la orden de compra, recepción y factura.
Configure diferentes ciclos de aprobación de acuerdo a montos o estructura organizacional hasta la integración con el ERP.
Complementa tu solución
Egixia gestión de compras puede complementarse con licenciamiento de módulos adicionales, desarrollo a la medida o conectores con sistemas ERP.
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