Sin duda, uno de los factores más determinantes para el correcto funcionamiento de las organizaciones es una buena selección y evaluación de proveedores quienes sirven de aliados estratégicos para llevar a cabo las actividades que se realizan en el día a día de las empresas.
Con ellos, se busca agregar valor al producto o servicio que se ofrece, así como mantener altos estándares de calidad y facilitar la planificación de todas las labores que se realizan. Es por ello, que se convierte en sin duda alguna una de las acciones prioritarias y que se debe realizar con mayor atención.
A continuación, revisaremos cada ítem que se debe considerar para ejecutar la evaluación de proveedores de la forma más óptima posible.
¿Qué es la evaluación de proveedores?
La evaluación de proveedores hace parte del control de calidad de compras realizadas por parte de la empresa, funciona como un sistema a través del cual se determina el correcto funcionamiento de la relación comercial establecida con cada uno de los proveedores ya sean aquellos con los que se trabajará por primera vez, o aquellos que se encuentran en curso y a los cuales debemos considerar su desempeño con los productos o servicios que ofrecen.
Cuando se lleva un tiempo trabajando con algunos proveedores, las empresas tienden a mantener las condiciones estables si están funcionando correctamente o realizar modificaciones muy leves para adaptarse a los cambios que puedan ir surgiendo en el proceso.
Sin embargo, es de vital importancia incluir dentro de los procesos esta evaluación de los proveedores ya que es en este punto donde reflexionamos sobre cada una de las consideraciones que normalmente no atendemos por estar enfocados en otras urgencias de la empresa.
Por ejemplo, año a año es normal un incremento sobre precios, motivo que debe considerarse aceptable siempre y cuando se mantengan en un balance entre la calidad del servicio recibido y el estándar de los precios en el mercado. Por lo anterior, cada criterio cobra gran relevancia para determinar si efectivamente aquellos proveedores con los que hemos trabajado deberán mantenerse o se debe considerar un cambio que pueda repercutir positivamente sobre los beneficios percibidos por parte de la empresa.
También, como lo mencionamos previamente, funciona como una alternativa para incluir dentro de la lista de proveedores nuevas alternativas, especialmente en aquellos productos o servicios donde se considere que puede haber mayor vulnerabilidad y se puedan presentar en cualquier momento oportunidades de mejora.
Si bien es cierto que el caso ideal es aquel en el que se cuente con un proveedor que cumpla con todos los requerimientos y criterios, con el objetivo de mantener una relación comercial estable y duradera. Sin embargo, al existir tantos factores que puedan variar el buen servicio que recibimos, se deben considerar constantemente las alternativas que nos ofrece el mercado y así al final la empresa también considerarse una selección indispensable para aquellos que puedan adquirir sus productos servicios.
¿Porqué hacer evaluación de proveedores?
Realizar periódicamente una evaluación de proveedores podrá definir la calidad de los productos y servicios, y también te ayudará a hacer gestión de proveedores, que se ofrecerán a los clientes, así como un correcto funcionamiento de las actividades de una empresa.
Es por ello, que conocer y aplicar este proceso es determinante y considerado estratégico para facilitar la decisión sobre cuál es la mejor alternativa para la organización, así como actualizarse en qué ofrece cada uno, qué precios son competitivos, adecuarnos frente a los cambios y al final tener una matriz comparativa que dirá automáticamente lo más conveniente según el caso.
Tener varias alternativas de proveedores para realizar esta evaluación, así como no tener exclusividad con alguno, permitirá evitar que puedan tener mayor poder de negociación frente a las condiciones en la relación comercial y tener segunda, tercera y más opciones en caso de que las cosas no marchen debidamente.
También, es importante no partir del que sea más barato, ya que a pesar de ser un criterio vital, puede sesgar de inicio una correcta evaluación. Es por eso, que la evaluación de proveedores nos permitirá tener una visión más global sobre todo aquello que resulta importante para seleccionar, tomar decisiones y no enfocarnos en algunos que en un primer momento pueden parecer los más determinantes.
Criterios para la evaluación de proveedores
La selección de los criterios y evaluación de los mismos dependen directamente del tipo de organización para la cual se está realizando el proceso: sus actividades, así como los productos o servicios que se ofrezcan.
Para cada empresa se recomienda en un principio realizar la matriz de evaluación de proveedores (la cual veremos más adelante), con el fin de crear desde un comienzo un sistema de evaluación que se adapte a aquello que la empresa necesita.
Es importante considerar una modificación periódica de estos criterios ya que es normal que se vayan modificando o unos criterios adquieran mayor o menor importancia por factores cambiantes del mercado o la empresa. A continuación, presentamos algunos criterios de evaluación de proveedores que son generales y funcionales para empresas de todas las categorías y que vale la pena considerar:
- Tiempos de entrega: El período de tiempo que ofrece el proveedor sirve para cumplir efectivamente con las actividades de la empresa.
- Calidad del servicio: Atienden de forma correcta, oportuna y respetuosa la atención en la relación comercial.
- Puntualidad en las entregas: Realiza el cumplimiento efectivo en las fechas y horas estipuladas y pactadas desde un inicio, entregando todo aquello que se solicitó.
- Tiempo de respuesta: Frente a los imprevistos, eventualidades y devoluciones que puedan surgir en el desarrollo de las actividades.
- Precio: Ofrece precios competitivos, así como descuentos o promociones, y respeta los precios pactados así como los mantiene en el tiempo.
- Facilidades de pago: Brinda diferentes alternativas de pago así como tiempos para cumplir efectivamente.
- Estado de los productos: En el momento de la entrega y durante el período para el cual ofrecen garantía e incluso más.
- Años de experiencia: Cuentan con amplio recorrido en el mercado, lo que les permite solventar de la mejor forma las actividades que deben realizar.
- Opinión de clientes: Los clientes son aquellos que dan una evaluación desinteresada y clara sobre la relación comercial con sus proveedores, por lo que pueden ser jueces sin olvidar que las experiencias pueden variar en función de los servicios que prestan o situaciones concretas.
- Facilidades logísticas: El proveedor cuenta con herramientas para el transporte de los productos que ofrece o la infraestructura para la oportuna prestación del servicio.
- Garantías: Ofrece garantía sobre sus productos o servicios para garantizar la calidad de los mismos.
- Cumplimiento de normatividades: Que estén cumpliendo con la normatividad en los lugares de trabajo, con los derechos humanos, a sus trabajadores y cumplimiento de leyes ambientales y generales.
- Personal calificado: Es indispensable que el personal que manejan los proveedores esté altamente calificado en el desarrollo de las actividades así como también la empresa tenga un especial enfoque en aquel servicio que vamos a recibir por parte de ellos.
- Control sobre actividades: Sobre cada actividad en la empresa qué tanto poder de cambio y control ejercen, lo que les permitirá responder de una u otra forma frente a solicitudes y eventualidades.
- Visita a las instalaciones: De esta forma podremos determinar si cuentan con infraestructura adecuada para el desarrollo de las actividades y cumplen con las normas exigidas.
Estos son algunos de los criterios que se pueden incluir en la matriz de evaluación de proveedores, es fundamental añadir que cada criterio tendrá un peso diferente a los demás, lo que quiere decir que la importancia para la evaluación varía en función de qué tan relevante resulta para la empresa un factor u otro. Por otro lado, es importante recordar que se debe tener una suficiente cantidad de proveedores en esta evaluación, lo que permitirá facilitar la decisión sobre las acciones a tomar.
¿Cada cuánto hacer la evaluación de proveedores y quién debe realizarla?
Al igual que en el punto anterior, la evaluación de proveedores se deberá realizar dependiendo de la organización donde se lleva a cabo este proceso. Es por eso, que se debe considerar por parte de dirigentes y aquellos quienes toman decisiones la frecuencia de esta actividad. Algunas empresas consideran para determinar este punto la importancia que tiene cada proveedor sobre el desarrollo de las actividades de la empresa, es por eso que para aquellos considerados más importantes se realizan cada 3 meses y los secundarios 6 a 9 meses.
Otro aspecto que puede aportar a la toma de esta decisión es si se realizan algunas actividades concretas como eventos o cambios para los cuales puedan se deba hacer una evaluación más exhaustiva y enfocada: por ejemplo, si se realiza un evento de modas, la empresa deberá ver con detalle el proveedor textil que cubrirá este evento, así como candidatos a un gobierno podrán necesitar un equipo de mercadeo como clave del éxito de su campaña.
Esta actividad deberá ser llevada a cabo conjuntamente entre aquellos que toman decisiones, quienes adquieren los productos, quienes tienen conocimiento técnico sobre los productos y servicios y aquellos involucrados que conozcan muy bien todo el proceso llevado a cabo dentro de la empresa.En conjunto, se deberá discutir la selección de criterios de evaluación, el peso que tendrá cada uno, cómo se evaluará y finalmente las decisiones que se tomarán a partir de esto en busca de las mejoras que pueda obtener la empresa a partir de esto.
¿Cómo hacer la evaluación de proveedores?
Para empezar el proceso de evaluación de proveedores, debemos realizar una matriz de productos, la cual consiste en una vista global de todos los criterios de evaluación bajo los cuales serán sometidos los distintos proveedores de los productos y servicios, brindándoles un porcentaje según la importancia que representa cada uno de los criterios para la empresa, así como asignar un valor según corresponda para el desempeño de cada proveedor en dicho ítem.
Como mencionamos previamente, estos criterios deben ser socializados y seleccionados con el equipo de la empresa de forma tal que se adapte a la realidad de la misma, en busca de conseguir el mejor desempeño posible en la relación comercial y en consecuencia en las labores y actividades que realiza la empresa. En caso de que realice periódicamente la evaluación a los proveedores, aconsejamos llevar un registro contínuo por cada proveedor frente a novedades facilitará realizar esta evaluación, ya que se consideran aspectos que muestran a lo largo del tiempo pormenores que quizás no se recuerden después: cómo actúan y colaboran frente a contingencias, devoluciones realizadas, reducción o aumentos de precios, atención frente a requerimientos, tiempos de entrega y estado de los productos, comentarios de los clientes, entre otros.
Ejemplo de formato de evaluación de proveedores
A continuación, revisaremos un ejemplo de una evaluación de proveedores al igual que su análisis de acuerdo a los resultados a partir de una matriz de evaluación de proveedores propuesta:
Podemos analizar una empresa que tiene especial foco sobre la calidad de los productos/servicios que recibe del proveedor, así como la importancia de una amplia experiencia en la labor que realiza, por lo que podríamos inferir que se trata de una empresa con productos especializados y no enfocados en producción al mayor como lo podría ser el caso de piezas o partes para aparatos tecnológicos, automotrices, entre otros.
De acuerdo a las calificaciones brindadas por parte de la empresa, podemos ver que el proveedor B tiene mayor clasificación y cumple con los criterios de calidad y experiencia, por lo que se postula como principal candidato a ser seleccionado. Es importante que dentro de estas evaluaciones se realicen análisis escritos donde se justifique el porqué de las puntuaciones y otras consideraciones que puedan ser determinantes para la toma de decisiones, diferente a lo que se puede obtener de forma cuantitativa.
Al final, es importante tener una ficha de cierre donde queden registrados los resultados de la evaluación de proveedores, que nos permitirá ver en el tiempo las puntuaciones de nuestros proveedores y tener claro cuáles serán las alternativas en caso de optar un cambio de proveedor.
