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ALTA Y ACTUALIZACIÓN DE PROVEEDORES
El módulo de registro de proveedores permite la creación y actualización de proveedores y contratistas nacionales e internacionales mediante formularios.
Por otro lado, el módulo de verificación de proveedores permite diseñar flujos de aprobación internos para revisar datos, documentos y riesgos, asegurando así el proceso correcto para la creación de un proveedor en el ERP.
¿Cuáles son las funciones principales al dar de alta un proveedor?
- Permitir la inscripción de proveedores en la base de datos a través de una página web.
- Habilitar el registro por invitación de correo y permitir que el proveedor gestione sus datos.
- Notificar a los responsables cuando un proveedor nuevo se registra.
- Configurar y registrar proveedores nacionales e internacionales con diversos documentos.
- Clasificar productos y servicios ofrecidos (UNSPSC – 3er o 4to nivel o la clasificación de la empresa).
- Permitir la subida de formatos propios para que los proveedores los completen.
- Parametrizar la vigencia de documentos y agregar instrucciones para cumplir con los requisitos.
- Enviar alertas automáticas a los proveedores para la actualización de documentos.
¿Cómo se garantizan las aprobaciones para la creación o actualización de un proveedor?
Garantiza las aprobaciones de cumplimiento en la gestión de proveedores:
- Habilita un formulario interno para solicitar la creación y/o actualización de proveedores al área de datos maestros.
- Configura flujos de aprobación para los responsables de áreas como compras, cumplimiento, impuestos y finanzas, entre otros.
- Permite la revisión, devolución o rechazo de la documentación adjunta, emite conceptos, añade notas, comentarios y deja evidencia de las decisiones tomadas en cada área.
- Exporta a Excel la información de identificación y nombres de terceros involucrados en cada proveedor, para realizar validaciones en listas restrictivas o plataformas de terceros.
- Gestiona la marca de verificación de proveedores para identificar fácilmente a los aprobados.
- Complementa la información del formulario del proveedor, de acuerdo con el modelo de datos maestros del ERP, facilitando su integración.
- Expone servicios web para consultar datos del proveedor e integrarlos con el ERP.
- Expone servicios web para activar o bloquear a un proveedor.
PORTAL DE PROVEEDORES A TU MEDIDA
El módulo de general y seguridad te permite personalizar aspectos como colores, logos, imágenes y contenido, además de definir políticas de acceso para los usuarios.
Por otro lado, el módulo de gestión de proveedores te facilita la importación de empresas y usuarios al portal para administrar tu propio catálogo de proveedores.
¿Cómo se puede controlar y mantener el dato maestro del directorio de proveedores?
Asume el control de los datos maestros en la gestión de proveedores:
- Crear proveedores y actualizar datos básicos como identificación, contacto, dirección, teléfono, redes sociales, página web e industria.
- Administrar los usuarios asignados a cada proveedor.
- Segmentar a los proveedores según el estado actual de la relación comercial (Aprobado, Lista Negra, En Revisión), nivel de riesgo (Verde, Amarillo, Rojo) y nivel de importancia para la empresa (Alto, Medio, Bajo).
- Crear, administrar y configurar grupos de proveedores para agruparlos.
- Imprimir y exportar a Excel la ficha técnica de un proveedor.
- Enviar comunicaciones privadas masivas a grupos de proveedores a través de un buzón seguro entre la empresa y los usuarios del proveedor.
- Publicar noticias de la empresa que puedan interesar a los proveedores.
- Compartir un calendario de eventos, talleres y capacitaciones, y llevar el control de asistencia de los usuarios de los proveedores.
- Calificar a los proveedores mediante reseñas de 1 a 5 estrellas basadas en criterios definidos por la empresa, como calidad, oportunidad, nivel de atención, entre otros indicadores.
¿Qué tipo de solicitudes se pueden gestionar en un portal personalizado para proveedores?
- Facilitar diferentes tipos de solicitudes de los proveedores a través de un único portal web.
- Implementar flujos de aprobación personalizados para cada solicitud que envía un proveedor a distintas áreas, como legal, tesorería o impuestos.
- Permitir una comunicación fluida con los proveedores al responder a sus solicitudes con documentos adjuntos pertinentes.
- Realizar un seguimiento eficaz de las solicitudes con trazabilidad completa y notas de aprobación visibles para el proveedor.
- Centralizar todas las solicitudes de proveedores en un solo lugar para una gestión más eficiente y una visión general clara.
- Proporcionar un acceso fácil y seguro para los proveedores, mejorando la eficiencia operativa y reduciendo los errores de comunicación.
- Ofrecer una transparencia total en el proceso de solicitud, permitiendo a los proveedores ver el estado de sus solicitudes en tiempo real.
SERVICIOS DE AUTOGESTIÓN DEL PROVEEDOR
Con el módulo de estado de cuenta los proveedores pueden consultar el estado de cada una de sus facturas, fechas estimadas de pago y comprobantes de transacciones a sus cuentas bancarias.
Automatice la expedición de certificados comerciales y tributarios, cree diferentes plantillas y obtenga control de audioría sobre la impresión de cada proveedores.
¿Cómo implementar un modelo de auto-servicio para la consulta del estado de cuenta de los proveedores?
Automatiza consultas al ERP en la gestión de proveedores para liberar al equipo:
- Exponemos servicios de autogestión para permitir la consulta de información sobre facturas radicadas y pagos programados.
- Permitimos cargar datos históricos del estado de la factura para que el proveedor pueda consultarlos.
- Ofrecemos la consulta del detalle de la factura, liquidación de impuestos, retenciones e información de pagos provenientes de una fuente de datos externa (ERP, Excel o Servicio Web).
- Proporcionamos la consulta del estado de los pagos y la programación basada en la condición de pago de las facturas.
- Facilitamos la consulta del detalle de las facturas pagadas de cada comprobante de pago y por empresa del grupo.
¿Es posible automatizar el envío y la recepción de certificados?
Si es posible, emita certificados digitalmente con una gestión de proveedores en línea:
- Habilite la descarga de certificados de retención tributaria, como Retención en la Fuente, ReteIVA y ReteICA, con información en línea del ERP (esto requiere un servicio web expuesto por el ERP).
- Configure plantillas de certificaciones que generarán documentos en PDF para proveedores (Certificados comerciales y tributarios).
- Automatice la emisión de certificados comerciales con datos (esto puede requerir un servicio web expuesto por el ERP).
- Proporcione un editor de plantillas de impresión que permita realizar cambios en la forma de la plantilla, como logos, imágenes de firmas y textos adicionales, sin depender del área de TI.
- Permita la importación de datos a través de Excel para la emisión de certificados históricos.
- Habilite el acceso a los certificados para usuarios autorizados por la empresa, para que puedan consultar información de todos los proveedores.
CONTROL DEL CICLO COMPRAS
Solicite cotizaciones y publique licitaciones en el módulo de negociaciones. Evalue ofertas de forma automática y digitalice el proceso de negociación y generación de ahorros.
Reciba notificaciones del proveedor en el módulo de seguimiento a órdenes de compra. Entérese de novedades de aceptación, alistamiento y despacho.
¿Qué tipo de eventos de negociación pueden llevarse a cabo de forma digital?
Se pueden llevar a cabo múltiples procesos para facilitar la publicación de los procesos de contratación, garantizando la transparencia, publicidad, igualdad y eficacia del proceso.
- RFI (Solicitud de Información) o sondeo de mercado: Recoge información general sobre los productos o servicios de un proveedor. Se gestiona con proveedores inscritos o no en la base de proveedores potenciales.
- RFQ (Solicitud de Cotización): Proceso donde se pide a distintos proveedores el precio de un servicio o producto determinado. Se realiza con proveedores registrados y aprobados en la base de proveedores.
- Invitación privada: Solicitud de precio de un servicio o producto determinado, donde se comparan al menos dos ofertas. Se realiza con proveedores registrados y aprobados en la base de proveedores.
- Cotización única: Modalidad de selección del proveedor por condiciones especiales (único, idóneo o urgencia manifiesta).
- RFP (Solicitud de Propuesta): Convocatoria pública o privada para la selección del proveedor en procesos de contratación cuya cuantía estimada sea superior a una suma determinada.
- Configuración de reglas del concurso.
¿Cómo podemos mejorar el seguimiento de las órdenes de compra?
Mejora el control de los pedidos en la gestión de proveedores web:
- Integra las órdenes de compra emitidas por el ERP en la creación y actualización hacia el portal web.
- Imprime en PDF las órdenes de compra a los proveedores y documentos anexos, como términos y condiciones.
- Notifica el acuse de recibo, aceptación o rechazo de las órdenes de compra por parte de los proveedores.
- Mantiene informados a los involucrados sobre el seguimiento y novedades de las órdenes de compra.
- Actualiza el estado de la orden de compra por parte del comprador para permitirla.
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