La gestión de compras y su importancia dentro de las organizaciones
Cada actividad realizada dentro de una empresa tiene diferentes niveles de importancia, podemos calificar sin duda alguna la gestión de compras como uno de los procesos de mayor relevancia y necesidad en el día a día de las empresas ya que determinará aquellos elementos (bienes y servicios -b/s-) que se utilizarán para el desarrollo de las diferentes actividades que se realizan así como todo aquello indispensable para un funcionamiento eficiente de la empresa satisfaciendo sus necesidades.
Llevar una adecuada gestión de compras, permitirá también evitar asumir gastos innecesarios tanto en tiempo como en dinero para la empresa ya que creando una estructura funcional y efectiva se adquieren los b/s realmente fundamentales.
La gestión de compras permite además realizar una selección de los proveedores idóneos así como realizar un proceso de compras que le garantice a la empresa obtener insumos a un precio ajustado al mercado, de buena calidad y hechos en función de los requerimientos de la organización.
Etapas del proceso de compras
En el desarrollo de las actividades realizadas en la gestión de compra, vemos que existe un proceso definido para cumplir adecuadamente con los requerimientos y necesidades de la empresa, que se daría de la siguiente forma:
Proyección:
Conocimiento de aquello que se debe adquirir por parte de la empresa para tener claridad hacia dónde se va a direccionar la búsqueda de b/s y proveedores.
Búsqueda y selección de proveedores:
Una vez claras las peticiones hechas por las áreas de la organización y entendiendo aquello que necesita para el funcionamiento, se procederá a la selección de búsqueda de proveedores que cumplan con las exigencias y estándares, así como llegar a un acuerdo positivo para las partes en los acuerdos que se establezcan durante el período que dure esta relación comercial.
Control de inventario:
Proceso mediante el cual se lleva una vigilancia contínua sobre aquello que ingresa, que se tiene en stock y sale, de forma tal que se pueda mantener un flujo de acuerdo al consumo de los bienes y servicios utilizados por la empresa y también aportar a la planificación de próximas compras.
Evaluación constante
Permite periódicamente llevar a cabo un diagnóstico del desempeño por parte de los proveedores para de esta forma realizar correcciones, tomar acciones de mejora o en caso de ser necesario cambiarlo y optar por otras posibilidades que ya han sido previamente validadas mediante el proceso de la evaluación de proveedores.
Al final, la gestión de compras deberá incluir todos aquellos procesos que involucren una proyección del presupuesto que deberá invertir la organización en cada área y para compras en específico, como en la ejecución de dichas compras y el proceso desde el transporte de ser necesario hasta la instalación y ubicación en el lugar donde se utilizarán estos bienes y servicios.
Funciones del departamento de compras
El departamento o área encargada de la gestión de compras dentro de una organización deberá entonces manejar la totalidad de procesos así como la interacción con los actores que interfieran en ellos, tales como una exhaustiva y detallada búsqueda de los proveedores, el contacto y negociaciones que se deberán realizar para acordar los términos que regirán la relación comercial y su ejecución, así como demás pormenores que sean de consideración para este punto.
Pero no únicamente deberá ser la adquisición de los productos y servicios para manipulación de la empresa, si no también todo lo que se refiere a la recepción de los mismos y su distribución dentro de la organización para aquellos quienes trabajarán con ellos y den el visto bueno en términos de funcionalidad y durabilidad, correspondiendo con aquello que se ha comprado.
Este punto es importante, ya que debe existir un trabajo conjunto con otras áreas de la organización: desde la gerencia con quienes se discute la necesidad y posibilidad de poder adquirir los b/s como también con las áreas que requieren de ellos con quienes se evalúan los potenciales proveedores, las especificaciones que necesitan y los tiempos que esto tomará.
Gestión de compras digital
La era digital ha evolucionado al igual que los procesos dentro de las organizaciones, es por ello que se han creado sistemas a través de los cuales se permite llevar la gestión de compras de una forma más organizada, accesible y eficiente que se traduce en un mejor control y cumplimiento frente a todas las solicitudes que surgen.
Es gracias a este sistema que se obtienen ventajas como la reducción en tiempos de respuesta, automatizar la evaluación a proveedores, tener un abastecimiento estratégico, facilitar la aprobación de facturas, crear catálogos electrónicos, entre otras actividades mediante un portal que se adapta a la empresa de forma tal que al ser personalizado garantice cada una de estas virtudes.
Para cubrir este requerimiento, Egixia ofrece software para portales de gestión de empresas como una solución que además de facilitar los procesos en general incluido el de gestión de compras, llevará a la organización al siguiente nivel, donde a través del mundo digital podrá dar una gestión de calidad y a la medida de aquello que esperan los proveedores, trabajadores y clientes en el desarrollo de sus roles. Atreverse a tomar esta decisión, sin duda se verá como una inversión que impulsará en un mediano/largo plazo a la empresa y mejorará significativamente los procesos que en ella se realizan.
