Control del gasto de principio a fin del proceso de compras.
- Solicitudes internas
- Evaluación de ofertas
- Control de contratos
- Seguimiento a pedidos
- Desempeño del proveedor
- Aprobación de facturas
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GESTIÓN INTERNA REQUERIMIENTOS DE COMPRA
Mejora la experiencia mediante una gestión de compras digital:
Centraliza todas las solicitudes de compra con campos personalizados y flujos de aprobación accesibles desde el móvil, adecuados a los niveles de la empresa.
Con el módulo de catálogo electrónico, puedes proporcionar una experiencia de comercio electrónico, permitiendo a los usuarios internos usar un carrito de compras en línea.
¿Cómo digitalizar el proceso de requisiciones y solicitudes de pedido hacia compras?
- Habilitar el formulario de solicitudes de compra para los líderes de áreas hacia el departamento de compras.
- Buscar y adjuntar artículos de un catálogo previamente aprobado por el área de compras.
- Complementar la información de la solicitud, indicando la fecha de entrega esperada, categoría de compras, ubicación y garantía requerida, entre otros.
- Permitir una descripción amplia de la necesidad, adjuntando archivos, fotos o formatos que faciliten el proceso de sourcing y seguimiento en la empresa.
- Permitir la carga de archivos adjuntos que respalden el proceso adecuado, como cotizaciones de proveedor, solicitudes de pedido, reservas de presupuesto, entre otros.
- Configurar el flujo de aprobación, niveles de aprobación, devoluciones y rechazos sobre las solicitudes.
- Generar un concurso o proceso de negociación de bienes y servicios (RFQ) a partir de una solicitud (requiere el módulo de negociaciones).
- Proporcionar cierre, trazabilidad y reportes de la gestión realizada por el área de compras.
¿Cómo me puede ayudar un catálogo electrónico a mejorar mi proceso de compras?
- Crea tiendas virtuales categorizadas por tipo de artículo.
- Asigna presupuesto a líderes de usuario con nuestra nueva billetera.
- Mejora la experiencia del usuario presentando una agradable interfaz con una lista de artículos y su disponibilidad, incluyendo un carrito de compras.
- Define precios y proveedores en el catálogo de productos para agilizar las solicitudes de pedido.
- Gestiona el estado del pedido para seguimiento y análisis.
- Al seleccionar un producto, se proporciona información detallada, como: foto, cantidad disponible, tallas, colores y otros atributos.
ABASTECIMIENTO ESTRATÉGICO Y CONTRATACIÓN
Mejora la gestión de compras con proveedores con nuestros módulos. Envía solicitudes RFI, RFP y RFQ automáticas con el módulo de negociaciones, recibe ofertas digitales y realiza la evaluación de manera automatizada.
Mantén el control de los documentos de tus contratos y recibe alertas de vencimiento con nuestro módulo de contratos. El módulo de evaluación de proveedores te permite registrar el desempeño de cada uno, utilizando un sistema de calificación simple basado en estrellas.
¿Qué eventos de negociación pueden ser gestionados con un software de abastecimiento estratégico?
- Publicación de Procesos de Contratación: Se busca facilitar la divulgación de los procesos de contratación, asegurando la transparencia, la publicidad equitativa y la eficiencia del proceso.
- RFI (Solicitud de Información): Herramienta para obtener información general sobre los productos o servicios de un proveedor, aplicable tanto a proveedores registrados como a potenciales.
- RFQ (Solicitud de Cotización): Proceso que invita a proveedores registrados y aprobados a presentar precios para un servicio o producto específico.
- Invitación Privada: Procedimiento que solicita precios para un servicio o producto específico, requiriendo al menos dos ofertas comparables de proveedores registrados y aprobados.
- Cotización Única: Método de selección de proveedor bajo condiciones especiales, como exclusividad, idoneidad o urgencia manifiesta.
- RFP (Request for Proposal): Convocatoria, ya sea pública o privada, para seleccionar proveedores en procesos de contratación cuyos montos estimados superen un umbral específico.
¿Qué reglas se pueden establecer en una invitación a ofertar por parte de un proveedor?
- Comunicación con Proveedores: Envío de invitaciones a proveedores seleccionados para participar en el proceso.
- Gestión de Tiempos: Configuración de plazos para preguntas, entrega de propuestas y periodos de aclaración.
- Recepción de Propuestas: Acogida de ofertas en formatos como PDF y documentos de Office de los proveedores.
- Configuración de Documentación: Establecimiento de tipos y requisitos mínimos de documentos a publicar.
- Evaluación de Ofertas: Análisis de propuestas conforme a permisos predefinidos, incluyendo evaluaciones jurídica, técnica, financiera y económica, así como la asignación de puntajes.
- Informes de Convocatoria: Generación de reportes detallados con listas de verificación, seguimiento de tareas y cuadros de evaluación con criterios específicos.
- Seguimiento de Convocatorias: Monitoreo del estado actual de la convocatoria, incluyendo etapas como apertura, periodo de preguntas, evaluación y resultados finales.
- Notificaciones Automáticas: Envío de comunicaciones electrónicas, incluyendo cartas de adjudicación y agradecimientos, así como notificaciones de convocatorias desiertas.
- Personalización de Perfiles: Definición de roles y permisos de usuarios involucrados en el proceso de convocatoria.
- Acceso Restringido: Visualización del anuncio de convocatoria limitada exclusivamente a proveedores previamente invitados.
¿Cómo evaluar a un proveedor utilizando un sistema de e-sourcing?
- Desarrollo de Cuestionarios Personalizados: Implementación de un sistema para la creación y configuración de cuestionarios y plantillas, adaptados específicamente a cada tipo de evaluación requerida.
- Plantillas de Evaluación Avanzadas: Configuración de plantillas de cuestionarios multifacéticas para la evaluación de proveedores, que incluyan múltiples secciones con ponderaciones diferenciadas para una valoración integral.
- Distribución Digital de Cuestionarios: Envío eficiente de cuestionarios digitales a los evaluadores, facilitando la verificación detallada del cumplimiento de cada criterio establecido.
- Segmentación Estratégica de Proveedores: Incorporación de proveedores en el proceso de evaluación basándose en su segmentación estratégica, considerando factores como impacto, riesgo o categoría específica.
- Adjunción de Evidencias: Habilitación de una función que permita a los evaluadores adjuntar evidencias documentales durante el proceso de evaluación, para una mayor transparencia y respaldo de las decisiones tomadas.
- Compartir Resultados y Acciones Correctivas: Establecimiento de un nuevo flujo de trabajo para compartir los resultados de las evaluaciones con los proveedores y solicitar planes de acción correctivos cuando sea necesario.
- Gestión de Tareas y Recordatorios: Adición de tareas con recordatorios personalizados asociados a cada proveedor, asegurando un seguimiento efectivo y un progreso constante en la implementación de los planes de acción.
¿Cuáles son los beneficios de gestionar un contrato digitalmente con una herramienta de software?
- Registro y Envío de Solicitudes de Contrato: La digitalización permite el registro eficiente de solicitudes de contrato mediante formularios electrónicos, facilitando la adjunción de documentos pertinentes y la selección de destinatarios para su envío, lo que agiliza el proceso y reduce el uso de papel.
- Notificaciones Automáticas: El sistema notifica a las partes interesadas (solicitante y solucionador) de manera inmediata cuando se genera una solicitud, mejorando la comunicación y el seguimiento del proceso contractual.
- Gestión Documental Integral: Posibilita la adjunción de contratos firmados, pólizas y otros documentos requeridos, con un control de vigencia que se apoya en notificaciones automáticas por correo electrónico, asegurando la actualización oportuna de los documentos antes de su vencimiento.
- Administración Dinámica de Contratos: Facilita la gestión de cambios contractuales, ya sea por adiciones (Otrosí), renovaciones automáticas, suspensiones o terminaciones, permitiendo la actualización de datos y la inclusión de documentos de soporte para cada modificación.
- Asociación y Actualización de Adiciones Contractuales: Permite vincular adiciones (Otrosí) al contrato principal, incluyendo la documentación relevante y la posibilidad de actualizar los datos conforme a las nuevas condiciones acordadas.
- Visión General del Estado Contractual: Ofrece un maestro de contratos clasificados por tipo, proveedor y responsable, brindando una visión panorámica y detallada del estado actual de cada contrato.
PORTAL DE GESTIÓN DE COMPRAS A TU MEDIDA
El módulo de general y seguridad te permite personalizar elementos como colores, logos, imágenes y contenido. Además, puedes definir políticas de acceso para los usuarios e integrarlo con tu directorio activo.
¿Cómo puede un portal de gestión personalizado mejorar mi proceso de compras y mantener la marca?
- Incluir el logo de la entidad y las políticas de tratamiento de datos personales que los usuarios deben aceptar en la plataforma, además de enlaces a sus redes sociales en el pie de página.
- Personalizar la página de inicio para los usuarios de la plataforma basándose en los diseños proporcionados por el cliente o agencia.
- Configurar el correo electrónico autorizado para emitir notificaciones desde la plataforma.
- Habilitar la configuración de un menú dinámico.
- Agregar un chatbot.
- Permitir la edición del perfil de cada usuario.
- Proporcionar un formulario de ayuda para que los usuarios puedan ponerse en contacto con los administradores de soporte del cliente.
- Permitir el envío y recepción de mensajes a través del buzón de la misma plataforma.
- Facilitar la creación de conversaciones con otros usuarios, como si fuera un chat.
¿Cómo asegurar un ciclo seguro de compras con mis usuarios?
- Configurar diversos tipos de autenticación para iniciar sesión en la plataforma, incluyendo usuarios locales, servicios web, LDAP, AD Azure, Google y Microsoft.
- Posibilitar la configuración de distintos roles de permisos en la plataforma.
- Facilitar la autogestión de contraseñas y la recuperación a través de correo electrónico o preguntas de seguridad previamente establecidas.
SEGUIMIENTO AL PROCESO DE COMPRAS
Evite procesos manuales con un sistema de gestión de compras en línea:
- Genere automáticamente documentos en el módulo de órdenes de compra y aplique la estrategia de aprobación según los niveles requeridos.
- Reciba la aceptación electrónica del proveedor en el módulo de seguimiento y trazabilidad. Mantenga notificados de manera automática a todos los involucrados en el documento.
- Centralice el informe de calidad en el módulo de no conformidades, asigne responsables, planes de acción y futuras auditorías.
RECEPCIÓN Y APROBACIÓN DE FACTURAS
Active el monitor de facturas del proveedor con el módulo de Recepción de Facturas. Recibirá información automática en formato XML o PDF de diferentes buzones de la empresa.
Recibirá notificaciones y alertas sobre la verificación en el módulo de Aprobación de Facturas. Este módulo automatiza la verificación entre la orden de compra, la recepción y la factura.
Configure diferentes ciclos de aprobación de acuerdo a los montos o la estructura organizacional, hasta la integración con el ERP.
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