Skip to main content

KPI’s de compras más usados en la gestión de compras

Indicadores clave para una buena gestión de compras

KPI’s necesarios dentro del departamento de compras

Dentro de la gestión de compras existen indicadores claves de rendimiento que nos ayudan a entender de mejor manera el proceso de compras, ya sea que se esté implementando dentro de una empresa o de forma más convencional.

Es por ello que para este artículo revisaremos 20 de los indicadores más usados al momento de gestionar el proceso de compras, para lo cual primero revisaremos términos básicos los cuales nos ayudarán a orientarnos y entender de mejor manera su uso dentro de la gestión de compras.

Lo que aprenderás hoy sobre la rotación de cuentas por pagar

¿Qué son los KPI 's de compras?

Los KPIs de compras o mejor conocidos como Indicadores clave de rendimiento (Key Performance Indicators) son métricas esenciales que se usan con el propósito de monitorear el rendimiento y eficiencia del proceso de compras dentro de una organización.

Estos proporcionan una visión general y clara del estado de adquisición ya sea de un bien o un servicio, todo con el propósito de buscar posibles oportunidades de mejora y tomar decisiones de manera informada. Los KPI’s de Compras son esenciales para garantizar que las operaciones de compras contribuyan al cumplimiento de los objetivos estratégicos de la empresa, optimizando costos, tiempos y calidad.

KPI’s de compras más comunes

Ahora revisaremos los KPI’’s de compras más utilizados para la gestión de compras dentro de las empresas, revisaremos en este caso los más importantes y de utilidad.

Ciclo de Tiempo de Pedido

Este KPI mide cuánto tiempo pasa desde que haces un pedido hasta que recibes el producto o servicio. Es útil para ver qué tan rápido funciona tu proceso de compra y detectar posibles demoras..

Fórmula: Ciclo de Tiempo de Pedido = Fecha de Recepción – Fecha de Pedido.

Tasa de Entrega a Tiempo

Aquí se mide qué porcentaje de pedidos llegan a tiempo, según lo acordado. Te ayuda a evaluar la puntualidad y la fiabilidad de tus proveedores.

Fórmula: Tasa de Entrega a Tiempo = (Número de Pedidos Entregados a Tiempo / Número Total de Pedidos) x 100%.

Cumplimiento de Presupuesto

Este indicador muestra cuánto se ajustan los costos reales de las compras al presupuesto que habías planificado. Es clave para controlar el gasto y asegurarte de que el departamento de compras esté gastando eficientemente.

Fórmula: Cumplimiento de Presupuesto = (Costo Real de Compras / Presupuesto de Compras) x 100%.

Rotación de Inventario

Aquí ves con qué frecuencia vendes y repones tu inventario en un período determinado. Es útil para gestionar tu inventario de forma eficiente, reduciendo costos de almacenamiento y evitando que se quede obsoleto.

Fórmula: Rotación de Inventario = Costo de los Bienes Vendidos / Inventario Promedio.

Satisfacción del Proveedor

Este KPI mide cuán contentos están tus proveedores con el departamento de compras, basándose en encuestas y feedback. Ayuda a construir relaciones sólidas y colaborativas con tus proveedores.

Fórmula: Satisfacción del Proveedor = (Puntaje Total de Satisfacción / Número de Respuestas) x 100%.

Costo Total de Adquisición (TCA)

Este indicador mide el costo total de adquirir bienes y servicios, incluyendo precios de compra, transporte, impuestos y otros gastos. Ayuda a tener control sobre los costos generales de las compras.

Fórmula: TCA = Precio de Compra + Costos de Transporte + Impuestos + Otros Gastos Asociados.

Tasa de Descuento por Volumen

Aquí se mide el porcentaje de ahorro obtenido por compras en grandes cantidades. Te muestra qué tan bien has negociado con los proveedores para obtener descuentos por volumen.

Fórmula: Tasa de Descuento por Volumen = (Descuento Obtenido / Precio Original) x 100%.

Índice de Calidad del Proveedor

Este KPI mide la calidad de los productos o servicios que te suministran los proveedores, basado en la cantidad de productos defectuosos o reclamaciones recibidas.

Fórmula: Índice de Calidad del Proveedor = (Productos Defectuosos / Total de Productos Recibidos) x 100%.

Tiempo de Ciclo de Aprobación de Compras

Mide cuánto tiempo tarda en aprobarse una solicitud de compra. Ayuda a identificar cuellos de botella en el proceso de aprobación y a mejorar la eficiencia.

Fórmula: Tiempo de Ciclo de Aprobación de Compras = Fecha de Aprobación – Fecha de Solicitud.

Costos de Almacenamiento

Este indicador mide los costos asociados con almacenar inventarios, incluyendo alquiler de almacenes, manejo y deterioro de mercancías.

Fórmula: Costos de Almacenamiento = Costos de Alquiler + Costos de Manejo + Costos de Deterioro.

Precisión del Inventario

Mide qué tan exactos son tus registros de inventario comparados con el inventario físico real. Es un buen indicador de la eficiencia en la gestión de inventarios.

Fórmula: Precisión del Inventario = (Inventario Registrado / Inventario Físico) x 100%.

Tasa de Devolución

Mide el porcentaje de productos que la empresa devuelve debido a defectos o insatisfacción. Ayuda a evaluar la calidad de los productos y servicios adquiridos

Fórmula: Tasa de Devolución = (Número de Productos Devueltos / Número Total de Productos comprados) x 100%.

Tiempo de Respuesta del Proveedor

Este KPI mide cuánto tiempo tarda un proveedor en responder a una solicitud o problema. Indica la rapidez y efectividad del proveedor para resolver problemas.

Fórmula: Tiempo de Respuesta del Proveedor = Fecha de Respuesta – Fecha de Solicitud.

Índice de Satisfacción del Cliente Interno

Mide la satisfacción de los departamentos internos con el servicio de compras, basado en encuestas y feedback.

Fórmula: Índice de Satisfacción del Cliente Interno = (Puntaje Total de Satisfacción / Número de Respuestas) x 100%.

Tasa de Fallo de Entrega

Mide el porcentaje de pedidos que no se entregaron dentro del plazo acordado o que se entregaron incorrectamente.

Fórmula: Tasa de Fallo de Entrega = (Número de Pedidos Fallidos / Número Total de Pedidos) x 100%.

Tiempo de Reposición de Inventario

Este indicador mide cuánto tiempo toma reabastecer el inventario una vez que haces un pedido.

Fórmula: Tiempo de Reposición de Inventario = Fecha de Recepción del Inventario – Fecha de Pedido de Reposición.

Eficiencia del Proceso de Compra

Mide la eficiencia del proceso de compra en términos de tiempo y costos involucrados.

Fórmula: Eficiencia del Proceso de Compra = (Costo Total de Compras / Número de Órdenes de Compra) x 100%.

Tasa de Cumplimiento de Proveedores

Este indicador mide cuánto tiempo toma reabastecer Mide el porcentaje de pedidos que los proveedores cumplen dentro de los términos acordados.

Fórmula: Tasa de Cumplimiento de Proveedores = (Número de Pedidos Cumplidos / Número Total de Pedidos) x 100%.

Importancia de los indicadores para el área de compras

Los KPI’s de compras son esenciales para cualquier empresa que quiera mejorar cómo compra sus productos y servicios. Aquí explicaremos el por qué son tan importantes:

Hacer todo más eficiente

Los KPI’s te ayudan a ver dónde puedes mejorar en el proceso de compras. Si sabes cuánto tiempo tarda en completarse un pedido o qué tan eficiente es el proceso de compra, puedes encontrar maneras de hacer todo más rápido y más barato.

Mantener los costos bajo control

Midiendo cosas como el costo total de adquisición y cómo te ajustas al presupuesto, puedes asegurarte de no gastar de más. Esto es súper importante para mantener las finanzas de la empresa en orden.

Mejorar la calidad y fiabilidad de los proveedores

 KPI’s como la calidad del proveedor y la tasa de entrega a tiempo te permiten evaluar a tus proveedores. Así, puedes trabajar con los mejores y asegurar que siempre tienes productos de calidad a tiempo.

Gestionar mejor el inventario

Indicadores como la rotación de inventario y los costos de almacenamiento te ayudan a manejar tu stock de manera eficiente. Esto significa que no tendrás demasiados productos ocupando espacio, ni te quedarás sin lo que necesitas.

Hacer felices a los clientes

Un proceso de compras eficiente asegura que siempre tengas los productos disponibles cuando los clientes los necesitan. Esto mejora la experiencia del cliente y su satisfacción.

Tomar decisiones basadas en datos

Con KPI’s claros, puedes tomar decisiones informadas. Puedes ver tendencias, anticipar problemas y tomar medidas antes de que las cosas se pongan feas.

Fomentar buenas relaciones con los proveedores

Indicadores como la satisfacción del proveedor y la innovación del proveedor ayudan a construir relaciones fuertes y colaborativas. Esto puede llevar a mejores acuerdos, descuentos por volumen y acceso a productos innovadores.

Alcanzar objetivos estratégicos

Los KPI’s alinean las actividades de compras con los objetivos de la empresa. Aseguran que todo lo que haces en el departamento de compras contribuye a las metas generales, como reducir costos, mejorar la calidad y satisfacer a los clientes.

¿Cómo se debe de gestionar y monitorear los KPI 's de compras?

Para gestionar y monitorear los KPI’s dentro del departamento de compras de manera efectiva, es importante definir KPI’s únicos y de utilidad que se alineen con los objetivos de la empresa. Utilizar sistemas automatizados para recopilar datos de manera consistente y establecer una frecuencia regular para su revisión. Analizar los resultados comparándolos con las metas establecidas, identificar tendencias y tomar acciones correctivas cuando sea necesario. Mantener una comunicación abierta y regular sobre el rendimiento de los KPI’s, creando informes claros y fáciles de entender.

Además, revisar y actualizar los KPI’s periódicamente para asegurar su relevancia y adaptación a las nuevas realidades del mercado o de la empresa. Proporcionar capacitación continua al equipo sobre cómo interpretar y utilizar los KPI’s, fomentando una cultura de responsabilidad y mejora continua. Un equipo bien entrenado y una gestión adecuada de los KPI’s no solo mejoran la eficiencia del departamento de compras, sino que también aseguran un impacto positivo en los objetivos generales de la empresa.

Herramientas y Tecnologías para Monitorear KPI's de Compras

En la era digital, las herramientas y tecnologías avanzadas han revolucionado la manera en que se gestionan y monitorean los KPI’s de compras. Utilizar software especializado en gestión de compras y análisis de datos puede proporcionar múltiples beneficios:

En la era digital, las herramientas y tecnologías avanzadas han revolucionado la manera en que se gestionan y monitorean los KPI’s de compras. Utilizar software especializado en gestión de compras y análisis de datos puede proporcionar múltiples beneficios:

Automatización de Procesos

Recopilación de Datos: Las herramientas de gestión de compras pueden automatizar la recopilación de datos, reduciendo errores y asegurando que la información sea precisa y esté actualizada en tiempo real.

Generación de Informes: Estas herramientas permiten la generación automática de informes detallados sobre el rendimiento de los KPI’s de compras, facilitando la toma de decisiones informadas.

Análisis Avanzado

Inteligencia Artificial y Machine Learning: Tecnologías como la inteligencia artificial (IA) y el machine learning pueden analizar grandes volúmenes de datos para identificar patrones y tendencias, proporcionando insights valiosos que serían difíciles de detectar manualmente.

Visualización de Datos: Las plataformas de análisis de datos ofrecen visualizaciones interactivas que hacen más fácil comprender los resultados y comunicar hallazgos al equipo y a la alta dirección.

Integración con Otros Sistemas

ERP y CRM: Integrar herramientas de monitoreo de KPI’s  de compras con sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) y gestión de relaciones con clientes (CRM) permite una visión holística del rendimiento de la empresa, alineando las actividades de compras con otras áreas clave del negocio.

Comunicación en Tiempo Real: Las plataformas integradas permiten una comunicación fluida y en tiempo real entre el departamento de compras y otros departamentos, mejorando la coordinación y la eficiencia operativa.

Acceso y Movilidad

Aplicaciones Móviles: Muchas herramientas modernas ofrecen aplicaciones móviles que permiten a los gestores de compras monitorear KPI’s de compras y tomar decisiones desde cualquier lugar, proporcionando flexibilidad y rapidez en la respuesta.

Cloud Computing: Las soluciones basadas en la nube facilitan el acceso a la información desde cualquier dispositivo con conexión a Internet, asegurando que los datos estén siempre disponibles y protegidos.

Conclusión

En resumen, los KPI’s de compras son herramientas fundamentales, ya que proporcionan una visión clara y precisa del rendimiento y la eficiencia del departamento. Al monitorear estos indicadores, las empresas pueden identificar áreas de mejora, optimizar procesos, y controlar costos de manera efectiva. Además, los KPI’s de compras facilitan la toma de decisiones informadas y estratégicas, mejorando la calidad del servicio y fomentando relaciones sólidas con los proveedores. 

En definitiva, la implementación de KPI’s no solo contribuye a una gestión de compras más eficiente y efectiva, sino que también asegura que las actividades del departamento estén alineadas con los objetivos estratégicos de la empresa, impulsando su éxito a largo plazo.

Close Menu