5 Pasos para implementar un proceso Purchase-to-Pay (P2P)
👋 ¡Hola, expertos! ¿Tienes curiosidad por saber qué es el Purchase-to-Pay (P2P)? Vamos a mostrarte cómo se define y por qué es importante para tu empresa.
¿Qué es el P2P o Purchase-to-Pay?
El concepto P2P por su acrónimo, consiste en un proceso de transformación digital de todas las actividades que se producen entre clientes y proveedores de suministros. Todas las etapas de esta relación, comprar, recibir y pagar bienes y servicios están incluidas en este concepto. Vamos a ver las diferentes etapas de este proceso y cómo se relacionan para facilitar la vida del equipo de procurement.
Pasos para un proceso P2P
El proceso comienza con las necesidades que comunican los diferentes departamentos, como el de producción que necesita materia prima. A partir de ese momento se inicia un proceso de búsqueda de suministros, bien acudiendo directamente al proveedor en cuestión o lanzando una RFQ, concepto que veremos en otro artículo.
El segundo paso, consiste en las negociaciones para cerrar el contrato donde se acuerdan tiempos de entrega, precio, plazos, condiciones de pago, etc. El tercero es el envío de la orden de compra, a menudo de forma electrónica. El cuarto es la recepción de los artículos con los consecuentes análisis en cuanto a calidad o cantidades incorrectas. El quinto es la facturación y, por último, el análisis de gasto. Visto el proceso, te preguntarás ¿Qué diferencia hay con un proceso de compra tradicional?
Purchase-to-pay vs un proceso de compras
La principal diferencia cuando se tiene implementado un proceso de este tipo es que se utilizan soluciones electrónicas que permiten al equipo hacerlo de manera más ágil, minimizando errores. Son los llamados sistemas de compra electrónica y se estima que pueden generar unos ahorros de hasta el 80% de estas actividades, ya que permiten reducir los retrabajos en el proceso de compra, eliminar retrasos en aprobaciones, ya que se hace todo de forma automática. Detectar divergencias entre pedidos y facturas. Eliminar retrasos en los pagos.
Además de los evidentes en la operativa de los procesos, hay otros beneficios que no podemos obviar. Al estar todo digitalizado da trazabilidad y por tanto transparencia. Permite tener una gestión de inventarios mucho más eficaz. Facilitan análisis de datos.
Retos para implementar un P2P en tu empresa
¿Sabes cuál es el mayor problema de cambiar los procesos de compra y comenzar a utilizar las nuevas tecnologías? Las grandes barreras que el equipo humano. A los seres humanos no nos gustan los cambios, nos sentimos amenazados, preferimos seguir haciendo las cosas como siempre, a aprender algo nuevo. Pensamos que si se empieza a utilizar la tecnología en estos procesos, nos acabaran despidiendo y la realidad es que la tecnología realiza las tareas de mucho valor, pero el equipo humano no puede desaparecer, pues el que tiene que tomar las decisiones.
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