Procurement en las empresas
El procurement como proceso estratégico fundamental en las organizaciones
¿Qué es el procurement?
El procurement es un proceso estratégico ejecutado dentro de las organizaciones que tiene como objetivo principal gestionar y controlar las compras que se requieran dentro de la empresa, de forma tal que se cuente con los materiales necesarios para el desarrollo de las operaciones en el día a día.
Es así, que es vital asegurar que los materiales que reciben por parte de los proveedores sean aquellos que realmente necesita la compañía, cumpliendo con las especificaciones técnicas brindadas por los clientes internos y que además tengan la calidad adecuada, se entreguen en el lugar preciso y en la cantidad exacta.
Llevar a cabo el procurement significa entonces realizar las actividades de identificación, evaluación selección y contratación de proveedores para poder cumplir con todas las actividades que se desarrollan dentro de la organización. Además, este proceso estratégico toma mayor importancia ya que permite reducir costos, tener oportunidades de mejora, mejorar la relación tanto con los clientes internos como con los proveedores.
Como resultado de la correcta aplicación del procurement, se obtendrá mayor eficiencia en la administración de costos y gastos operativos, mejores resultados en la operación del día a día y en definitiva una mejor rentabilidad y desempeño corporativo.
Lo que aprenderás hoy sobre el procurement
Importancia del procurement en las empresas
Como hemos mencionado previamente, el procurement destaca como una actividad estratégica en la empresa la cual brinda mejores resultados en su rentabilidad y KPI´s fundamentales, por lo que es necesario alinear al equipo de la empresa, junto a la estrategia que este desarrolla y las labores que se ejecutan en el procurement.
Llevar a cabo un buen ejercicio del procurement, se verá reflejado en evitar reprocesos en toda la cadena de compra y abastecimiento, realizar pagos a tiempo a quienes corresponde, mayor fluidez en cada uno de los actores que están involucrados en estas actividades y detectar con mayor facilidad errores u oportunidades de mejora.
El resultado será además, la oportunidad para que la empresa pueda llevar una mejor trazabilidad y transparencia en toda la cadena que abarca el procurement, facilidad para controlar el inventario y así mismo analizar los datos a partir de los cuales se toman las decisiones que se deben tomar dentro del procurement.
Contar con una adecuada planeación permite tener planes de contingencia frente a cada situación que se pueda presentar ya sea teniendo más proveedores como respaldo, transportadores que puedan realizar entregas si la logística en algún punto falla, contar con sistemas eléctricos alternativos de forma tal que no se pierda la energía dentro de la empresa y muchos otros casos que deberán evaluarse uno a uno e ir tomando prevenciones sobre ellos partiendo de los que podrían ser más críticos y tener repercusiones más fuertes que otras.
Ventajas y desventajas en la implementación del procurement
Entendiendo la importancia del procurement para las empresas, cabe destacar que en un primer momento va a requerir una inversión significativa en cuanto a tiempo y dinero con investigaciones, evaluación y selección de proveedores, así como costos posteriores como los monitoreos que se realizan en el desempeño de dichos proveedores o acciones adicionales que se deseen realizar para obtener mayor control sobre el proceso. Sin embargo, este no podrá ser considerado como desventaja teniendo en cuenta la necesidad y los resultados que se alcanzarán tras su implementación, siendo una inversión a mediano/largo plazo que impactará de forma positiva sobre los indicadores de la empresa.
Prestando la atención necesaria a este proceso, se podrá garantizar un mejor desarrollo en la adquisición de bienes: mejor detalle en las especificaciones que se necesitan, un mejor monitoreo desde el momento en que se adquieren, cuando se reciben y el desempeño que muestran en su uso y como se ha mencionado previamente, asegurarse que toda situación posible que afecte el proceso sea cubierto con planes de contingencia.
Otra ventaja es que se puede percibir un mayor control sobre el proceso, y aunque existan decisiones y situaciones que no dependen directamente de la empresa, puede tomar acciones que puedan mitigar o actuar a favor de los intereses para la empresa. Por ejemplo, tener conocimiento sobre el estado en que se encuentran los proveedores para ver cual puede ser más favorable o tomar decisiones a tiempo.
Socializar el proceso de procurement que se está realizando con todos los actores de la cadena de producción permitirá tener mayor transparencia y claridad sobre el camino, así como cumplir en un mayor porcentaje la calidad de los productos y cumplimiento en los plazos pactados.
Al final, considerando todo el proceso dentro del procurement sin duda se podrán tomar decisiones más informadas y conscientes en el momento de negociación y adquisición de bienes y servicios para la empresa, reduciendo los riesgos y fortaleciendo estructuralmente a la organización.
El paso a paso para la implementación del procurement
Tomando la decisión de implementar dentro de la organización un proceso como el procurement, se puede acercar más a un mejor desempeño estratégico en los procesos de la empresa y hacer correctamente las actividades diarias. El proceso básicamente consiste en:
- Identificar las necesidades: Se deben socializar e identificar con claridad las necesidades que tienen los clientes internos dentro de la organización para así poder entregar con exactitud los bienes y servicios para el desarrollo de las actividades, por tanto, se debe especificar lo más minucioso posible cada detalle que deba tener los productos requeridos: tamaños, formas, colores, funciones, marca, entre otros.
- Establecer el proceso de compra y abastecimiento: Desde que surge la necesidad para un cliente interno, debe establecerse paso a paso cómo será la adquisición de los productos que se requieren junto a sus especificaciones, llevando el proceso hasta una entrega final efectiva a dichos clientes. En este proceso intervienen proveedores, transportadores, áreas de compra y abastecimiento, directivos, entre otros actores dentro de la compañía.
3. Evaluación proveedores: Inicia la búsqueda de proveedores que cumplan con los distintos requerimientos para su selección, cuestiones técnicas y legales, así como ver que cubran las especificaciones que se han brindado en el punto anterior. Es importante contar con un portafolio de proveedores que satisfagan efectivamente los requerimientos de los clientes internos de las empresas, así como alternativas en caso de que un proveedor incumpla con la entrega, no cuente con inventario, tenga problemas con cumplir en tiempos o especificaciones, o cualquier eventualidad que surja.
4. Seleccionar proveedores: Dentro de las múltiples alternativas que se hayan evaluado, se deben considerar aquellos que cumplan con los criterios de mayor valor y considerar las mejores opciones para consolidar la relación comercial. Es así, que deben ser categorizados por los proveedores que tendrán mayor prioridad en el momento de realizar las adquisiciones, hasta el de menor relevancia, todos dentro del marco de cumplimiento de las necesidades corporativas.
5. Consolidar relación comercial: Una vez pactados los acuerdos que regirán la relación comercial, es momento de realizar el contrato y posteriormente empezar a empalmar con la forma de operar de la empresa, llevando a la organización a entender la forma en que se llevará dicho acuerdo comercial, especialmente a los actores involucrados y que deberán formar parte activa de este proceso.
6. Negociación con el proveedor: Una vez se ha establecido esta categorización de proveedores para los diferentes productos que han sido solicitados desde las distintas áreas de la empresa, empiezan las negociaciones, donde se debe buscar una postura gana – gana justa con condiciones que sean razonables para las partes y donde se fijen precios, incrementos, tiempos, métodos de pago, duración de la relación y otros aspectos clave.
7. Evaluar periódicamente: Se debe realizar una evaluación donde se considere cada cierto tiempo si el servicio recibido es acorde a lo pactado en un principio y se cumplen con las especificaciones necesarias para operar correctamente.
Por otro lado, existen otro tipo de procesos los cuales se deben realizar al interior de la organización y son importantes para hacer más efectivo el desarrollo del procurement, uno de estos es el ABC de los productos que se necesitan adquirir. De esta forma, se puede establecer qué prioridad tendrá cada tipo de producto en el momento de su evaluación y adquisición, siendo “A” aquellos que son de mayor usabilidad dentro de la empresa, hacen parte de labores estratégicas y necesitan atención especial dentro de la cadena de compra y abastecimiento como lo son compra de máquinas, materias primas para los productos que ofrece la empresa.
Por su parte, los de clasificación “B” y “C” son necesarios para el funcionamiento normal de la empresa, pero no tienen un papel con igual relevancia que en el caso de la “A”. De igual forma, no impactan de forma significativa sobre la rentabilidad de la empresa ni requieren el nivel de inversión que en el primer caso. Un ejemplo de esta clasificación son las papeleras, material de papelería y elementos de aseo.
El procurement al final es el camino correcto y más efectivo
Considerando los puntos anteriores, como conclusión se puede asegurar que la inclusión de un procedimiento como el procurement dentro de las empresas pequeñas, medianas y grandes es fundamental para garantizar buenos resultados en las diversas áreas, así como un cumplimiento de los objetivos que se ha trazado la organización.
Es importante mencionar que el procurement se puede ejecutar con un modelo centralizado o descentralizado, dependiendo de si la empresa requiere manejar todas las actividades desde una misma área focalizada en el procurement o si se permite dividir responsabilidades y labores a lo largo de la empresa y sus áreas para la compra y adquisición de sus productos.
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