El procurement como proceso estratégico fundamental en las organizaciones
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El procurement o aprovisionamiento en español es un proceso que ejecuta el área de compras de una empresa y que tiene como objetivo principal gestionar las adquisiciones necesarias para que la empresa tenga acceso a los materiales que necesitan para el correcto desarrollo de sus operaciones. Esto significa que debe asegurar que los materiales que reciben por parte de los proveedores tienen la calidad necesaria, se entregan en el lugar preciso y en la cantidad exacta.
Llevar a cabo el procurement significa entonces realizar las actividades de identificación, evaluación selección y contratación de proveedores para poder cumplir con todas las actividades que se desarrollan dentro de la organización. Como resultado de ello, se obtendrá mayor eficiencia en la administración de costos y gastos operativos, mejores resultados en la operación del día a día y en definitiva una mejor rentabilidad y desempeño corporativo.
Por lo anterior, podemos concluir que el procurement hace parte de las tareas más importantes y estratégicas que debe incluir dentro de la planeación y ejecución diaria de las empresas
Importancia del procurement en las empresas
Una vez que ya entiendes que es el procurement, ahora puedes desarrollar adecuadamente el aprovisionamiento en la empresa, pues esto es de vital importancia ya que garantizará que las actividades que allí se realizan se puedan ejecutar con los materiales necesarios. Gestionar adecuadamente este proceso permitirá entonces conseguir en el tiempo que se necesita las materias primas solicitadas en el lugar donde se ha pactado, lo que permitirá a los trabajadores emplear los materiales para desempeñar sus labores adecuadamente.
Además, complementando lo anterior se pueden evitar situaciones como una búsqueda de materiales que se necesiten con urgencias e incurrir en costos extras, incumplir con los tiempos de entrega a los clientes generando insatisfacción en ellos, crear un estancamiento en uno de los procesos primarios deteniendo toda la cadena de producción y retrasando más que el área que se encuentra involucrada. Es por ello que pueden existir varios motivos que interrumpan el normal desarrollo de las actividades dentro de la empresa.
Y no únicamente evitar que sucedan estas situaciones, si no que contar con una adecuada planeación también permitirá tener planes de contingencia frente a cada contingencia que se pueda presentar ya sea teniendo más proveedores como respaldo, transportadores que puedan realizar entregas si la logística en algún punto falla, contar con sistemas eléctricos alternativos de forma tal que no se pierda la energía dentro de la empresa y muchos otros casos que deberán evaluarse uno a uno e ir tomando prevenciones sobre ellos partiendo de los que podrían ser más críticos y tener repercusiones más fuertes que otras.
Ventajas y desventajas en la implementación del procurement
Entendiendo que es el procurement y la importancia de este para las empresas, cabe destacar que en un primer momento va a requerir una inversión significativa en cuanto a tiempo y dinero con investigaciones, evaluación y selección de proveedores, así como costos posteriores como los monitoreos que se realizan en el desempeño de dichos proveedores o acciones adicionales que se deseen realizar para obtener mayor control sobre la gestión de proveedores. Sin embargo, este no podrá ser considerado como desventaja teniendo en cuenta la necesidad y los resultados que se alcanzarán tras su implementación.
Prestando la atención necesaria a este proceso, se podrá garantizar un mejor desarrollo en la adquisición de bienes: mejor detalle en las especificaciones que se necesitan, un mejor monitoreo desde el momento en que se adquieren, cuando se reciben y el desempeño que muestran en su uso y como se ha mencionado previamente, asegurarse que toda situación posible que afecte el proceso sea cubierto con planes de contingencia.
Otra ventaja es que se puede percibir un mayor control sobre el proceso, y aunque existan decisiones y situaciones que no dependen directamente de la empresa, puede tomar acciones que puedan mitigar o actuar a favor de los intereses para la empresa. Por ejemplo, tener conocimiento sobre el estado en que se encuentran los proveedores para ver cual puede ser más favorable o tomar decisiones a tiempo.
Socializar el proceso de procurement que se está realizando con todos los actores de la cadena de producción permitirá tener mayor transparencia y claridad sobre el camino, así como cumplir en un mayor porcentaje la calidad de los productos y cumplimiento en los plazos pactados.
Al final, considerando todo el proceso dentro del procurement sin duda se podrán tomar decisiones más informadas y conscientes en el momento de negociación y adquisición de bienes y servicios para la empresa, reduciendo los riesgos y fortaleciendo estructuralmente a la organización.
El Procurement como proceso estratégico
Tomando la decisión de implementar dentro de la organización un proceso como el procurement, se puede acercar más a un mejor desempeño estratégico en los procesos de la empresa y hacer correctamente las actividades diarias. El proceso básicamente consiste en:
- Identificar las necesidades: Se deben socializar e identificar con claridad las necesidades que tienen las diferentes áreas dentro de la organización para así poder entregar con exactitud los bienes y servicios para el desarrollo de las actividades.
- Evaluar proveedores: Inicia la búsqueda de proveedores que cumplan con los distintos requerimientos para su selección, cuestiones técnicas y legales, así como ver que cumplan con las especificaciones que se han brindado en el punto anterior.
- Seleccionar proveedores: Dentro de las múltiples alternativas que se hayan evaluado, se deben considerar aquellos que cumplan con los criterios de mayor valor y considerar las mejores opciones para consolidar la relación comercial.
- Negociación con el proveedor: Una vez se tiene claridad sobre quiénes son las mejores alternativas para la empresa, empiezan las negociaciones donde se debe buscar una postura gana – gana justa con condiciones que sean razonables para las partes.
- Consolidar relación comercial: Una vez pactados los acuerdos que regirán la relación comercial, es momento de realizar el contrato y posteriormente empezar a empalmar con la forma de operar de la empresa.
- Evaluar periódicamente: Se debe realizar una evaluación donde se considere cada cierto tiempo si el servicio recibido es acorde a lo pactado en un principio y se cumplen con las especificaciones necesarias para operar correctamente.
El Procurement al final es el camino correcto y más efectivo
El hecho de que el procurement sea una función estratégica permite que se le preste más atención por parte de la organización y se desarrollen mejor las especificaciones de los materiales que se necesiten, se monitoreen y se hagan previsiones de posibles comportamientos de mercado que permitan tomar mejores decisiones de compra. Se comparte información con proveedores para que la relación se fortalezca y se reduzcan los riesgos. Incluso que participen en el desarrollo de nuevos productos, aportando información sobre materias primas y planes de contingencia.
Considerando los puntos anteriores, como conclusión se puede asegurar que la inclusión de un procedimiento como el procurement dentro de las empresas pequeñas, medianas y grandes es fundamental para garantizar buenos resultados en las diversas áreas, así como un cumplimiento de los objetivos que se ha trazado la organización.
