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¿Qué es Procurement?

Procurement es la obtención o compra de bienes o servicios, generalmente para fines comerciales. Procurement se asocia más comúnmente con las empresas, ya que estas deben solicitar servicios o comprar bienes, generalmente a gran escala. También puede incluir todo el proceso de procurement, que es críticamente importante para las empresas en la toma de decisiones de compra final. Las empresas pueden estar en ambos lados del proceso de procurement como compradores o vendedores, aunque aquí nos enfocamos principalmente en el lado de la empresa solicitante.

PUNTOS CLAVE

  • Procurement es el proceso de compra de bienes o servicios, generalmente en referencia al gasto empresarial.
  • El procurement empresarial requiere preparación, solicitud y procesamiento de pagos, que generalmente involucra varias áreas de una empresa.
  • Los gastos de procurement pueden caer en varias categorías diferentes, dependiendo de la demanda de procurement.
  • La licitación competitiva suele ser parte de la mayoría de los procesos de procurement a gran escala que involucran a varios postores.
  • El proceso estratégico de procurement es diferente de la compra, que es transaccional.

¿Cómo funciona Procurement?

Procurement y los procesos de procurement pueden requerir una parte sustancial de los recursos de una empresa para administrar. Los presupuestos de procurement generalmente proporcionan a los gerentes un valor específico que pueden gastar para adquirir los bienes o servicios que necesitan. El proceso de procurement a menudo es una parte vital de la estrategia de una empresa, porque la capacidad de comprar materiales o servicios específicos puede determinar si las operaciones serán rentables.

En muchos casos, los procesos de procurement estarán dictados por los estándares de la empresa, a menudo centralizados por controles desde la división de cuentas por pagar (AP) de contabilidad. El proceso de procurement incluye la preparación y procesamiento de una demanda y la aprobación final y el recibo de pago.

De manera integral, esto puede implicar la planificación de compras, normas, determinación de especificaciones, investigación de proveedores, selección, financiamiento, negociación de precios y control de inventario. Como tal, muchas empresas grandes pueden requerir apoyo de algunas áreas diferentes de una empresa para un procurement exitoso.

Hay varios pasos involucrados en el proceso de procurement:

  • Elegir los bienes y servicios requeridos.
  • Rellenar una solicitud de compra y solicitar cotizaciones de varios proveedores.
  • Negociar un precio y contrato con el proveedor, y completar la orden de compra.
  • Recibir el envío y enviar el pago.

Procurement puede implicar el apoyo de varias áreas de una empresa.

Licitación competitiva y Procurement

La licitación competitiva es parte de la mayoría de los acuerdos comerciales que involucran a varios postores. El proceso de licitación competitiva para bienes suele ser más simplificado que para servicios. Procurement también es el término utilizado para la compra de bienes y servicios en nombre del gobierno, que tiene sus propios procesos de licitación y requisitos.

La licitación competitiva para todo tipo de bienes generalmente implica propuestas que detallan el precio por unidad, el envío y las condiciones de entrega. La licitación competitiva para la adquisición de servicios puede ser más compleja, ya que puede implicar a individuos, servicios tecnológicos, procedimientos operativos, atención al cliente, capacitación, tarifas de servicio y más.

En cada caso, el solicitante de ofertas elige con quién quiere trabajar en función de aspectos comerciales operativos y costos. El solicitante es responsable de contabilizar los gastos dependiendo de los bienes o servicios involucrados. Las agencias gubernamentales y las grandes empresas pueden optar por solicitar propuestas de procurement anualmente o de manera programada para asegurarse de que mantienen las mejores relaciones para su negocio.

Tipos de Procurement

Hay algunos tipos diferentes de procurement que las empresas pueden emprender. Estos incluyen:

  • Procurement Directo: Este tipo de procurement implica cualquier bien y servicio utilizado durante el proceso de producción. Esto incluye materias primas, maquinaria y otros componentes.
  • Procurement Indirecto: Los bienes y servicios comprados bajo este tipo de procurement se utilizan para satisfacer las necesidades operativas de una empresa. Como tal, no contribuyen a los ingresos de la empresa. Esto puede incluir equipo y suministros de oficina, mobiliario y marketing.
  • Procurement de Bienes: Cualquier producto físico que las empresas adquieren a través del proceso de procurement para satisfacer las necesidades de la empresa. Esto puede ser directo, como materias primas, o indirecto, como suministros de oficina.
  • Procurement de Servicios: Al igual que el procurement de bienes, hay dos tipos de procurement de servicios: directo e indirecto. Ambos se basan en servicios proporcionados por personas. El procurement de servicios directos puede referirse a la mano de obra directamente involucrada en el negocio. El procurement de servicios indirectos puede incluir cosas como seguridad en el sitio para salvaguardar las instalaciones.

Conoce aquí 6 herramientas para procurement

Procurement vs. Compra

Procurement y la compra son ambos procesos que implican el intercambio de bienes y servicios, por lo que no es extraño que las personas los confundan. Pero hay ciertas distinciones entre los dos.

Por ejemplo, procurement es más un proceso estratégico que implica adquirir bienes y servicios. Enfatiza el valor de los productos y utiliza una serie de pasos (como se describió anteriormente) para completar la adquisición. Las empresas generalmente adoptan un enfoque proactivo cuando envían órdenes de procurement. Hacerlo les permite identificar y llenar deficiencias futuras antes de que sean necesarias.

La compra, por otro lado, es un proceso transaccional. Como tal, implica comprar bienes y servicios. Cuando una entidad compra bienes y servicios, otorga mayor importancia al precio en lugar del valor. La compra suele ser un proceso reactivo que satisface una necesidad más inmediata.

La tabla a continuación resalta la comparación entre estos dos procesos.

Procurement vs. Compra
Procurement Compra
Proceso estratégico Proceso transaccional
Mayor énfasis en el valor Mayor importancia en el precio
Enfoque proactivo Enfoque reactivo
Detectar y llenar deficiencias futuras Satisface necesidad(es) inmediata(s)

Contabilidad para Procurement

Los costos de procurement generalmente se integran en la contabilidad financiera de una empresa, ya que procurement implica adquirir bienes y/o servicios para los objetivos de ingresos del negocio. Como tal, algunas empresas pueden contratar a un director de procurement (CPO, por sus siglas en inglés) para liderar estos esfuerzos. El CPO:

  • Supervisa los estándares de procurement.
  • Trabaja con cuentas por pagar para garantizar la integración de los estándares de procurement y el pago eficiente.
  • Sirve en equipos de procurement realizando decisiones de procurement cuando hay varias ofertas competitivas.

El procesamiento de procurement puede dividirse y analizarse desde varios ángulos. Las empresas e industrias tienen diferentes formas de manejar el procurement de costos directos e indirectos. Las empresas de bienes, en comparación con las empresas de servicios, también tendrán diferentes formas de gestionar los costos.

Costos de Procurement Directos vs. Indirectos

El gasto directo se refiere a cualquier cosa relacionada con el costo de los bienes vendidos y la producción, incluyendo todos los ítems que forman parte de los productos terminados. Para las empresas manufactureras, esto puede ir desde materias primas hasta componentes y partes. Para las empresas de comercialización, esto incluirá el costo de comprar mercancías a un mayorista para ventas.

Para las empresas de servicios, los costos directos serán principalmente los costos laborales por hora de los empleados que realizan servicios. El procurement de ítems relacionados con el costo de los bienes vendidos afecta directamente el beneficio bruto de una empresa.

Por el contrario, el procurement indirecto implica compras no relacionadas con la producción. Estas son compras que una empresa utiliza para facilitar sus operaciones. El procurement indirecto puede implicar una amplia gama de compras, incluyendo suministros de oficina, materiales de marketing, campañas publicitarias, servicios de consultoría y más. Las empresas generalmente tendrán diferentes presupuestos y procesos para administrar los costos directos en comparación con los costos indirectos.

Contabilidad de Procurement de Bienes vs. Servicios

Procurement es parte del proceso de gastos para todos los tipos de empresas, pero las empresas de bienes y servicios contabilizan los ingresos y los costos de manera diferente. Como tal, la contabilidad para los bienes adquiridos también diferirá de la contabilidad para los servicios adquiridos.

Las empresas centradas en bienes deben lidiar con la adquisición de esos bienes como inventario. Estas empresas dan mucha importancia a la gestión de la cadena de suministro. Las empresas de servicios proporcionan servicios como su principal generador de ingresos, por lo que no necesariamente dependen tanto de una cadena de suministro para el inventario, aunque pueden necesitar comprar bienes para servicios basados en tecnología.

En general, el costo de ventas para muchas empresas de servicios se basa en el costo laboral por hora de los empleados que proporcionan el servicio, por lo que procurement como gasto directo no

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