¿Qué es procurement?
El procurement como proceso estratégico y fundamental en las empresas
Contexto inicial
Hoy en día la eficiencia y la efectividad son más importantes que nunca. Las empresas buscan constantemente formas de optimizar sus operaciones, reducir costos y mejorar la calidad de sus productos y servicios. En este contexto, el procurement, o adquisición, se presenta como un proceso estratégico crucial que puede marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso.
Lo que aprenderás hoy
¿Qué es procurement?
El término procurement se refiere al proceso de adquisición de bienes y servicios necesarios para el funcionamiento de una empresa. Este proceso no se limita simplemente a la compra; abarca una serie de actividades que incluyen la identificación de necesidades, la búsqueda de proveedores, la negociación de contratos y la gestión de relaciones con dichos proveedores. En esencia, el procurement implica la obtención de los recursos adecuados al precio correcto, en el momento adecuado y con la calidad necesaria para cumplir con los objetivos organizacionales.
Llevar a cabo el procurement significa entonces realizar las actividades de identificación, evaluación, selección y contratación de proveedores para poder cumplir con todas las actividades que se desarrollan dentro de la organización. Como resultado de la correcta aplicación del procurement, se obtendrá mayor eficiencia en la administración de costos y gastos operativos, mejores resultados en la operación del día a día y en definitiva una mejor rentabilidad y desempeño corporativo.
Tipos de procurement
Hay algunos tipos diferentes de este proceso que las empresas pueden emprender. Estos incluyen:
- Procurement Directo: Este tipo de procurement implica cualquier bien y servicio utilizado durante el proceso de producción. Esto incluye materias primas, maquinaria y otros componentes.
- Procurement Indirecto: Los bienes y servicios comprados bajo este tipo de procurement se utilizan para satisfacer las necesidades operativas de una empresa. Como tal, no contribuyen a los ingresos de la empresa. Esto puede incluir equipo y suministros de oficina, mobiliario y marketing.
- Procurement de Bienes: Cualquier producto físico que las empresas adquieren a través del proceso de procurement para satisfacer las necesidades de la empresa. Esto puede ser directo, como materias primas, o indirecto, como suministros de oficina.
- Procurement de Servicios: Al igual que el procurement de bienes, hay dos tipos de procurement de servicios: directo e indirecto. Ambos se basan en servicios proporcionados por personas. El procurement de servicios directos puede referirse a la mano de obra directamente involucrada en el negocio. El procurement de servicios indirectos puede incluir cosas como seguridad en el sitio para salvaguardar las instalaciones.
¿Cómo funciona el procurement?
Este proceso puede requerir una parte sustancial de los recursos de una empresa para administrar. Los presupuestos de gestión de adquisiciones generalmente proporcionan a los gerentes un valor específico que pueden gastar para adquirir los bienes o servicios que necesitan. El proceso de procurement a menudo es una parte vital de la estrategia de una empresa, porque la capacidad de comprar materiales o servicios específicos puede determinar si las operaciones serán rentables.
En muchos casos, los procesos de adquisición estarán dictados por los estándares de la empresa, a menudo centralizados por controles desde la división de cuentas por pagar (AP) de contabilidad. El proceso de procurement incluye la preparación y procesamiento de una demanda y la aprobación final y el recibo de pago.
De manera integral, esto puede implicar la planificación y gestión de compras, normas, determinación de especificaciones, investigación de proveedores, selección, financiamiento, negociación de precios y control de inventario. Como tal, muchas empresas grandes pueden requerir apoyo de algunas áreas diferentes de una empresa para un procurement exitoso, el proceso básicamente consiste en:
- Identificar las necesidades: Se deben socializar e identificar con claridad las necesidades que tienen los clientes internos dentro de la organización para así poder entregar con exactitud los bienes y servicios para el desarrollo de las actividades, por tanto, se debe especificar lo más minucioso posible cada detalle que deba tener los productos requeridos: tamaños, formas, colores, funciones, marca, entre otros.
- Establecer el proceso de compra y abastecimiento: Desde que surge la necesidad para un cliente interno, debe establecerse paso a paso cómo será la adquisición de los productos que se requieren junto a sus especificaciones, llevando el proceso hasta una entrega final efectiva a dichos clientes. En este proceso intervienen proveedores, transportadores, áreas de compra y abastecimiento, directivos, entre otros actores dentro de la compañía.
3. Evaluación proveedores: Inicia la búsqueda de proveedores que cumplan con los distintos requerimientos para su selección, cuestiones técnicas y legales, así como ver que cubran las especificaciones que se han brindado en el punto anterior. Es importante contar con un portafolio de proveedores que satisfagan efectivamente los requerimientos de los clientes internos de las empresas, así como alternativas en caso de que un proveedor incumpla con la entrega, no cuente con inventario, tenga problemas con cumplir en tiempos o especificaciones, o cualquier eventualidad que surja.
4. Seleccionar proveedores: Dentro de las múltiples alternativas que se hayan evaluado, se deben considerar aquellos que cumplan con los criterios de mayor valor y considerar las mejores opciones para consolidar la relación comercial. Es así, que deben ser categorizados por los proveedores que tendrán mayor prioridad en el momento de realizar las adquisiciones, hasta el de menor relevancia, todos dentro del marco de cumplimiento de las necesidades corporativas.
5. Consolidar relación comercial: Una vez pactados los acuerdos que regirán la relación comercial, es momento de realizar el contrato y posteriormente empezar a empalmar con la forma de operar de la empresa, llevando a la organización a entender la forma en que se llevará dicho acuerdo comercial, especialmente a los actores involucrados y que deberán formar parte activa de este proceso.
6. Negociación con el proveedor: Una vez se ha establecido esta categorización de proveedores para los diferentes productos que han sido solicitados desde las distintas áreas de la empresa, empiezan las negociaciones, donde se debe buscar una postura gana – gana justa con condiciones que sean razonables para las partes y donde se fijen precios, incrementos, tiempos, métodos de pago, duración de la relación y otros aspectos clave.
7. Evaluar periódicamente: Se debe realizar una evaluación donde se considere cada cierto tiempo si el servicio recibido es acorde a lo pactado en un principio y se cumplen con las especificaciones necesarias para operar correctamente, de igual forma se evaluan otros indicadores de compras.
Por otro lado, existen otro tipo de procesos los cuales se deben realizar al interior de la organización y son importantes para hacer más efectivo el desarrollo del procurement, uno de estos es el ABC de los productos que se necesitan adquirir. De esta forma, se puede establecer qué prioridad tendrá cada tipo de producto en el momento de su evaluación y adquisición, siendo “A” aquellos que son de mayor usabilidad dentro de la empresa, hacen parte de labores estratégicas y necesitan atención especial dentro de la cadena de compra y abastecimiento como lo son compra de máquinas, materias primas para los productos que ofrece la empresa.
Por su parte, los de clasificación “B” y “C” son necesarios para el funcionamiento normal de la empresa, pero no tienen un papel con igual relevancia que en el caso de la “A”. De igual forma, no impactan de forma significativa sobre la rentabilidad de la empresa ni requieren el nivel de inversión que en el primer caso. Un ejemplo de esta clasificación son las papeleras, material de papelería y elementos de aseo.
Procurement vs compras
Procurement y la compra son ambos procesos que implican el intercambio de bienes y servicios, por lo que no es extraño que las personas los confundan. Pero hay ciertas distinciones entre los dos.
Por ejemplo, procurement es más un proceso estratégico que implica adquirir bienes y servicios. Enfatiza el valor de los productos y utiliza una serie de pasos (como se describió anteriormente) para completar la adquisición. Las empresas generalmente adoptan un enfoque proactivo cuando envían órdenes de procurement. Hacerlo les permite identificar y llenar deficiencias futuras antes de que sean necesarias.
El proceso de compra, por otro lado, es más transaccional. Como tal, implica comprar bienes y servicios. Cuando una entidad compra bienes y servicios, otorga mayor importancia al precio en lugar del valor. La compra suele ser un proceso reactivo que satisface una necesidad más inmediata.
La tabla a continuación resalta la comparación entre estos dos procesos.
| Procurement | Compra |
|---|---|
| Proceso estratégico | Proceso transaccional |
| Mayor énfasis en el valor | Mayor importancia en el precio |
| Enfoque proactivo | Enfoque reactivo |
| Detectar y llenar deficiencias futuras | Satisface necesidad(es) inmediata(s) |
Contabilidad para procurement
Los costos de adquisición generalmente se integran en la contabilidad financiera de una empresa, ya que procurement implica adquirir bienes y/o servicios para los objetivos de ingresos del negocio. Como tal, algunas empresas pueden contratar a un director de procurement (CPO, por sus siglas en inglés) para liderar estos esfuerzos. El CPO:
- Supervisa los estándares de procurement.
- Trabaja con cuentas por pagar para garantizar la integración de los estándares de procurement y el pago eficiente.
- Sirve en equipos de procurement realizando decisiones de procurement cuando hay varias ofertas competitivas.
El procesamiento de procurement puede dividirse y analizarse desde varios ángulos. Las empresas e industrias tienen diferentes formas de manejar el procurement de costos directos e indirectos. Las empresas de bienes, en comparación con las empresas de servicios, también tendrán diferentes formas de gestionar los costos.
Costos directos e indirectos de procurement
El gasto directo se refiere a cualquier cosa relacionada con el costo de los bienes vendidos y la producción, incluyendo todos los ítems que forman parte de los productos terminados. Para las empresas manufactureras, esto puede ir desde materias primas hasta componentes y partes. Para las empresas de comercialización, esto incluirá el costo de comprar mercancías a un mayorista para ventas.
Para las empresas de servicios, los costos directos serán principalmente los costos laborales por hora de los empleados que realizan servicios. El procurement de ítems relacionados con el costo de los bienes vendidos afecta directamente el beneficio bruto de una empresa.
Por el contrario, el procurement indirecto implica compras no relacionadas con la producción. Estas son compras que una empresa utiliza para facilitar sus operaciones. El procurement indirecto puede implicar una amplia gama de compras, incluyendo suministros de oficina, materiales de marketing, campañas publicitarias, servicios de consultoría y más. Las empresas generalmente tendrán diferentes presupuestos y procesos para administrar los costos directos en comparación con los costos indirectos.
Conclusión
El procurement es un proceso estratégico y fundamental en las empresas, que va más allá de la simple adquisición de bienes y servicios. Al adoptar un enfoque proactivo y estructurado en la gestión de adquisiciones, las organizaciones pueden optimizar costos, mejorar la calidad y fomentar relaciones sólidas con sus proveedores. Sin embargo, es esencial que las empresas aborden los desafíos asociados al procurement, aprovechen la tecnología y mantengan un enfoque en la sostenibilidad y el cumplimiento normativo, algunos puntos clave del concepto son:
- Procurement es el proceso de compra de bienes o servicios, generalmente en referencia al gasto empresarial.
- El procurement empresarial requiere preparación, solicitud y procesamiento de pagos, que generalmente involucra varias áreas de una empresa.
- Los gastos de procurement pueden caer en varias categorías diferentes, dependiendo de la demanda de procurement.
- La licitación competitiva suele ser parte de la mayoría de los procesos de procurement a gran escala que involucran a varios postores.
- El proceso estratégico de procurement es diferente de la compra, que es transaccional.
Al entender y aplicar efectivamente el proceso de procurement, las empresas no solo pueden garantizar su éxito en el presente, sino también posicionarse favorablemente para enfrentar los retos del futuro en un entorno empresarial cada vez más competitivo y complejo.
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