¿Qué es el Procurement?

👋 ¡Hola, expertos!

El procurement o aprovisionamiento en español es un proceso que ejecuta el área de compras de una empresa. El objetivo principal de la función de procurement es que la organización tenga acceso a los materiales que necesitan para sus operaciones. Esto significa que debe asegurar que los materiales que reciben por parte de los proveedores tienen la calidad necesaria, se entregan en el lugar preciso y en la cantidad exacta.

La eficiencia de la compañía en cuanto a gastos y a la gestión de sus costos operativos ha sido mayor. Actividades como la búsqueda de proveedores, la negociación de condiciones, la compra de materia prima y su posterior pago, entre otros muchos nos hace pensar que el procurement es una función estratégica dentro de la compañía, ya que influye directamente en la reducción del gasto.

El Procurement como proceso estratégico

El hecho de que el procurement sea una función estratégica permite que se le preste más atención por parte de la organización y se desarrollen mejor las especificaciones de los materiales que se necesiten, se monitoricen y se hagan previsiones de posibles comportamientos de mercado que permitan tomar mejores decisiones de compra. Se comparte información con proveedores para que la relación se fortalezca y se reduzcan los riesgos. Incluso que participen en el desarrollo de nuevos productos, aportando información sobre materias primas y planes de contingencia.

¿Cuales son las actividades del Procurement?

Para que esto ocurra normalmente se realizan las siguientes actividades:

• Identificar qué necesidades de producto que tienen los diferentes clientes internos a los que da servicio, para ello es fundamental que la descripción de los materiales sea aclara, incluyendo detalles técnicos y costos. No vale con pedir tornillos, es necesario que se pidan tornillos con cabeza cruciforme autoperforantes de 5mm.
• Evaluar solicitudes de compra y examinar cuáles están justificadas y cuáles no, en caso de estarlo definir exactamente qué materiales se necesitan, los costes que se pueden asumir, el presupuesto que hay disponible y la obtención de las aprobaciones pertinentes y otros factores necesarios para comenzar con el procedimiento. Si no están justificadas, el departamento de compras debe confirmar si no hay una alternativa mejor, como por ejemplo hacer el producto internamente o utilizar materiales que esté en stock como decisión final, no comprar el producto.
• Decidir el tipo de compra, no todas las necesidades de una compañía hay que cubrirlas con productos comprados. También existe la opción del renting o leasing y es trabajo del equipo de procurement decidir cuál es la más ventajosa para la organización.
• Analizar las condiciones del mercado y ver las condiciones como el leadtime, la disponibilidad, riesgos, nuevos productos, etc. Formar una lista de proveedores que cumplan con los requisitos del producto y las políticas de la empresa. Normalmente se empieza con una lista mayor que va reduciéndose en función de diferentes criterios.
• Obtener las diferentes ofertas por los materiales que se necesitan de los potenciales proveedores de una lista de cuatro o cinco para revisar las condiciones que ofrecen cada uno, el costo, etcétera.
• Negociar con proveedores para elegir el que sea capaz de entregar los materiales con la calidad requerida en el lugar y el momento adecuado a un costo y unas condiciones razonables y satisfaciendo el resto de requerimientos.
• Pedir los materiales a la empresa proveedora elegida, confirmar los detalles y apuntar en los sistemas los niveles de stock, los costos, acordar la entrega, etc. Anotar la entrega una vez que los productos han llegado como se esperaba y acorde a las condiciones definidas.
• Por último, pagar por el servicio siguiendo las condiciones establecidas en el contrato.
• Puede ocurrir que haya algún problema con los materiales o las entregas en ese caso, también es necesario que se haga seguimiento y se decida qué acciones hay que tomar para remediarlo. Este procedimiento ha de estar vivo y hay que revisar de vez en cuando si va bien y que se podría mejorar el desempeño del proveedor, etcétera.

Obviamente no todos los productos necesita que se realicen todos los pasos y algunos productos necesitarán pasos adicionales, por ejemplo, si estamos comprando bolígrafos, no merece la pena gastar tiempo en este proceso, pero sí estamos comprando una nueva máquina envasadora. El proceso será más largo, pues entran en juego otros análisis relacionados con el diseño de la maquina, su financiación y peticiones especiales para su entrega.

¿Qué crees que debería cambiar en tu compañía para que la función de procurement comenzará a ser estratégica? ¡Gracias por leer! 🤗