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¿Qué es el término compliance y para qué sirve en una empresa?

Evita sanciones o situaciones que puedan perjudicar la  reputación de tu compañía, teniendo como objetivo principal este esquema de organización

Descubre el significado de Compliance y cómo beneficia la operación empresarial en el día a día

En el competitivo mundo empresarial de hoy, las regulaciones cambian de forma constante y el marco legal es cada vez más estricto, el término “compliance” ha ganado un protagonismo crucial. Pero, ¿Qué significa realmente este concepto y por qué es tan importante para las empresas hoy en día?

En su esencia más pura, el compliance abarca el cumplimiento de leyes, normativas y estándares internos y externos que una organización debe seguir para operar de manera legal y ética. Esto va más allá de simplemente evitar sanciones legales; se trata de construir una cultura de integridad, responsabilidad y transparencia dentro de la empresa.

Lo que aprenderás hoy sobre compliance

¿Qué es el Compliance?

El término Compliance proviene del inglés y se traduce como cumplimiento, se refiere a un conjunto de procedimientos con prácticas ajustadas por las organizaciones , para llevar un control exhaustivo y que puedas  identificar los riesgos legales y operativos a los que se enfrenta la empresa, y así lograr establecer mecanismos internos de gestión, prevención y control.

En otras palabras el Compliance es el área encargada de identificar, asesorar , supervisar y alertar sobre los riesgos que pueden llegar a incidir  la empresa ya sea pública o privada, y proteger ese cumplimiento tanto a nivel legal como a nivel ético, por lo tanto, el compliance te ayudará a evitar que tu empresa tenga algún inconveniente legal, delitos o multas que puedan afectar en la reputación de la compañía y romper  la confianza de los clientes.

¿Cuáles son los objetivos del compliance?

El objetivo principal es detectar, prevenir y reportar situaciones de malas conductas, negligencias, incumplimiento fiscales, irregularidades financieras entre otros. Al implementar este esquema en la empresa  va a servir para darle un funcionamiento de primera línea de defensa  ante alguna irregularidad interna, siempre que adaptes el compliance en la empresa , podrás tener numerosos beneficios como:

  • Prevención de sanciones
  • Reputación y prestigio
  • Protección de datos
  • Entrada a nuevos mercados
  • Crecimiento de una cultura organizacional 

Tipos de compliance

Cuando pones en práctica  el compliance en la compañía , debes primero distinguir entre los modelos genéricos y específicos. Aquí te explicamos para qué situación podrías aplicar cada uno:

Modelo genérico: Es la protección que regula de manera global ,donde debes ejecutar  la norma ISO 19600, la cual determina las directrices y las buenas prácticas a implementar en el compliance de cualquier empresa.

Modelo específico: Son las áreas jurídicas específicas  y se dividen así:

tipos de compliance

¿Cómo puedo aplicar el compliance en mi empresa?

Implementar un programa de cumplimiento normativo y ético que sea efectivo requiere un enfoque sistemático y bien planificado. Estas son algunas de las cosas que deberias considerar al momento de establecer una iniciativa de estas:

  1. Identifica y evalua los  riesgos: Debes determinar primero los riesgos que la empresa ha presentado en el pasado, los que están viviendo en la actualidad y los que se pueden llegar en el futuro. Te ayudará a poder avanzar en la siguiente etapa y que puedas reaccionar oportunamente evitando daños económicos y una mala reputación para la empresa.
  2. Creación de políticas y procedimientos: Con la evaluación de normativas y riesgos, debes construir políticas y procedimientos claros que guíen a los empleados en el cumplimientos de las normativas. Estas políticas deben ser accesibles, comprensibles y aplicables a las actividades diarias de la empresa.
  3. Implementación de planes de contingencia:Los riesgos que identificaste en la anterior etapa son la guía para que construyas los planes de prevención. Debes plantear diferentes situaciones donde la compañía pueda verse afectada y que tengas diversos planes de acción y superar esas adversidades.
  4. Monitoreo y prevención: Debes establecer controles de seguridad y de prevención y ponerlos a prueba para identificar fallas y aciertos en su implementación.
  5. Solución de riesgos: Encuentra  soluciones óptimas para los procesos legales y fiscales que puede llegar a presentar la empresa interna y externamente.
  6. Emisión de las normas: Cuando ya estén establecidas las normas y políticas contra los riesgos , debes asesorar al personal de la empresa para que se lleve a cabo el cumplimiento de cada una.

A continuación te mostramos algunos ejemplos prácticos, que podrás implementar para mantener  el programa de cumplimiento en tu empresa:

    • Evaluación anual de proveedores : Como su nombre lo dice , es una evaluación que  te permite  verificar si tus proveedores están cumpliendo con las normas vigentes y es uno de los pasos clave en la mejora continua del proceso de compras. En está evaluación puedes ver desde la solidez financiera , ética empresarial ,hasta cumplimiento de las normativas ambientales.Con esta herramienta podrás evitar riesgos que puedan involucrar directamente la reputación de la empresa.
    • Asignación de un compliance officer: Puedes delegar una persona para que esté encargada de monitorear todas las medidas de cumplimiento implementadas en el compliance, así mismo generar un plan de acción frente a posibles riesgos.
    •  Elaboración de código ético: Debes implementarlo en la normativa interna de la empresa, y que  todos los empleados estén con una buena formación sobre lo que es el compliance y su importancia sobre el cumplimiento de las normas y las sanciones que podrían presentarse frente a una falta.

Con estas herramientas lograrás construir en la empresa un ambiente   organizacional, productivo, con profesionales que manejen buenas prácticas administrativas y legales.

persona viendo que es compliance

Beneficios de implementar compliance

Si buscas mejores prácticas comerciales , financieras y fiscales , el compliance te brindará soluciones a las necesidades de tu empresa proporcionando diversas ventajas como:

  • Estabilidad en el mercado: Las acciones que toma una empresa siempre tiene impacto directo en el mercado. Las reglas que se implementen a seguir , como los sistemas de gestión de cumplimiento permiten la transparencia en las iniciativas de la empresa , evitando corrupción, competencia desleal ,factores que podrían quebrantar la confianza de los consumidores.
  • Evita incumplimientos normativos: Cumplir con la legalidad en los procedimientos y teniendo un buen manejo en las  prácticas del compliance, es la mejor opción para evitar sanciones o delitos.
  • Evita fraudes internos: La normatividad interna del compliance te ayudará a establecer un sistema de control sobre todo lo que se realice de manera interna en la empresa y  librarte de un problema en tu negocio.
  • Favorece la reputación de tu empresa: La buena reputación de una compañía es fundamental para construir una buena base de legitimidad y solidez con excelentes prácticas normativas. Podrás crear una mejor imagen cada día de la empresa hacia el mercado con una posición transparente y seria.
  • Crecimiento de la organización: Al tener esta metodología establecida como es el compliance, verás una estructura eficaz y saludable que favorecerá el desarrollo de la  empresa. 

Tendrás la facilidad de comprender las normas que hay que cumplir para ejecutar acciones, procesos y estrategias ayudarán a la empresa con sus objetivos directos y llevarla a un crecimiento con estándares de transparencia y legalidad.  

Retos y desafios a la hora de implementar compliance

Es esencial integrar otras prácticas dentro de la empresa como el procurement dado que la sinergia que se genera entre ambos conceptos es fundamental en la gestión moderna de las organizaciones. Mientras que el procurement se enfoca en la adquisición eficiente de bienes y servicios, el compliance garantiza que estos procesos se realicen de acuerdo con las regulaciones legales y los estándares éticos.

Esta conexión es crucial, ya que un enfoque de procurement que no contemple los aspectos de compliance puede poner a la empresa en riesgo de enfrentar sanciones legales, deteriorar su reputación y comprometer la calidad de sus productos y servicios. Por lo tanto, integrar ambos conceptos permite a las empresas no solo optimizar sus operaciones de adquisición, sino también fortalecer su compromiso con la integridad y la sostenibilidad en todas sus relaciones comerciales.

Por otro lado, las empresas pueden verse frente a varias situaciones complicadas en el momento en que deciden activar un sistema de cumplimiento normativo, los 3 obstáculos más comunes son:

Resistencia cultural: En algunas organizaciones, puede haber una resistencia cultural al cambio, lo que dificulta la implementación de un programa de compliance. Los empleados pueden ser reacios a adoptar nuevas políticas y procedimientos si no ven su relevancia o beneficios.

Complejidad de las regulaciones: Las leyes pueden ser complicadas y variar según la región y la industria. Mantenerse al día con estos cambios y asegurarse de que la empresa cumpla con todas las normativas puede ser un desafío significativo.

Recursos limitados: Implementar un programa de compliance efectivo requiere recursos, tanto financieros como humanos. Las empresas más pequeñas pueden encontrar difícil dedicar los recursos necesarios para establecer y mantener un programa de cumplimiento integral.

Conclusión

El compliance es un componente esencial en la gestión empresarial moderna, que no solo ayuda a las empresas a cumplir con las leyes y regulaciones, sino que también promueve una cultura de ética e integridad. Al implementar un programa de cumplimiento integral, las organizaciones pueden reducir riesgos, proteger su reputación y mejorar la eficiencia operativa.

A medida que el entorno regulatorio continúa evolucionando, es vital que las empresas se mantengan proactivas en su enfoque hacia el compliance. Esto no solo les permitirá cumplir con las expectativas legales y éticas, sino que también les dará una ventaja competitiva en un mercado cada vez más exigente. En última instancia, el éxito en el compliance puede traducirse en un crecimiento sostenible, en la construcción de relaciones de confianza con clientes, empleados, proveedores (por ejemplo con un SRM) y demás stakeholders.

Este tipo de iniciativas sin duda alguna requiere de tecnología que permita automatizar actividades y mantener trazabilidad de cada uno de los procesos que tienen que ver con el día a día de la empresa, razón por la cual un software para gestión de compras entra a ser un elemento clave para la implementación exitosa de una cultura de compliance.

En Egixia te brindaremos soluciones con servicios de confirmación  de identidad, verificación de documentos, detección de inconsistencias en las operaciones y un monitoreo continuo, asegurando  el cumplimiento de la normatividad y las políticas de la empresa.

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