5 Pasos para implementar un proceso Purchase-to-Pay (P2P)
馃憢 隆Hola, expertos! 驴Tienes curiosidad por saber qu茅 es el Purchase-to-Pay (P2P)? Vamos a mostrarte c贸mo se define y por qu茅 es importante para tu empresa.
驴Qu茅 es el P2P o Purchase-to-Pay?
El concepto P2P聽 por su acr贸nimo, consiste en un proceso de transformaci贸n digital de todas las actividades que se producen entre clientes y proveedores de suministros. Todas las etapas de esta relaci贸n, comprar, recibir y pagar bienes y servicios est谩n incluidas en este concepto. Vamos a ver las diferentes etapas de este proceso y c贸mo se relacionan para facilitar la vida del equipo de procurement.
Pasos para un proceso P2P
El proceso comienza con las necesidades que comunican los diferentes departamentos, como el de producci贸n que necesita materia prima. A partir de ese momento se inicia un proceso de b煤squeda de suministros, bien acudiendo directamente al proveedor en cuesti贸n o lanzando una RFQ, concepto que veremos en otro art铆culo.
El segundo paso, consiste en las negociaciones para cerrar el contrato donde se acuerdan tiempos de entrega, precio, plazos, condiciones de pago, etc. El tercero es el env铆o de la orden de compra, a menudo de forma electr贸nica. El cuarto es la recepci贸n de los art铆culos con los consecuentes an谩lisis en cuanto a calidad o cantidades incorrectas. El quinto es la facturaci贸n y, por 煤ltimo, el an谩lisis de gasto. Visto el proceso, te preguntar谩s 驴Qu茅 diferencia hay con un proceso de compra tradicional?
Purchase-to-pay vs un proceso de compras
La principal diferencia cuando se tiene implementado un proceso de este tipo es que se utilizan soluciones electr贸nicas que permiten al equipo hacerlo de manera m谩s 谩gil, minimizando errores. Son los llamados sistemas de compra electr贸nica y se estima que pueden generar unos ahorros de hasta el 80% de estas actividades, ya que permiten reducir los retrabajos en el proceso de compra, eliminar retrasos en aprobaciones, ya que se hace todo de forma autom谩tica. Detectar divergencias entre pedidos y facturas. Eliminar retrasos en los pagos.
Adem谩s de los evidentes en la operativa de los procesos, hay otros beneficios que no podemos obviar. Al estar todo digitalizado da trazabilidad y por tanto transparencia. Permite tener una gesti贸n de inventarios mucho m谩s eficaz. Facilitan an谩lisis de datos.
Retos para implementar un P2P en tu empresa
驴Sabes cu谩l es el mayor problema de cambiar los procesos de compra y comenzar a utilizar las nuevas tecnolog铆as? Las grandes barreras que el equipo humano. A los seres humanos no nos gustan los cambios, nos sentimos amenazados, preferimos seguir haciendo las cosas como siempre, a aprender algo nuevo. Pensamos que si se empieza a utilizar la tecnolog铆a en estos procesos, nos acabaran despidiendo y la realidad es que la tecnolog铆a realiza las tareas de mucho valor, pero el equipo humano no puede desaparecer, pues el que tiene que tomar las decisiones.
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