¿Qué es un portal de proveedores?
A menudo las interacciones de las empresas con los proveedores pueden hacerse largas, caras y, en definitiva, frustrantes. Y es aquí donde entran en escena los portales de proveedores, también conocidos como SRM Supplier Relationship Manager, los cuales resuelven muchos de estos problemas.
Un software de gestión de proveedores es una aplicación que permite a las empresas tanto mejorar en el control de su logística como ampliar la visibilidad de su cadena de suministro, gestionando y conectando a la empresa con proveedores de bienes y/o servicios de terceros.
Dependiendo del sector en el que la empresa esté desarrollando su actividad, el portal de proveedores tendrá habilitadas diferentes acciones o soluciones.
Los portales de proveedores tienen algunas características indispensables, entre las que destacan:
- Gestión de experiencia del proveedor
- Onboarding y actualización de datos del proveedor
- Gestión del dato maestro del proveedor
- Verificación de cumplimiento y riesgos del proveedor
- Medición del desempeño del proveedor
- Conocer las necesidades de la empresa y enviar cotizaciones
Ventajas de un sistema de portal de proveedores para grandes empresas
Antes de abordar las ventajas de tener un portal de proveedores, cabe destacar que aunque en efecto puede ofrecer muchas ventajas, todo dependerá de qué área de la empresa se relaciona con el proveedor. Un ejemplo sería una tesorería para pago de facturas, impuestos para certificados tributarios, compras para recibir cotizaciones, cumplimiento o “compliance” para la verificación de terceros en listas restrictivas y de calidad para garantizar el buen desempeño del proveedor y la continuidad del negocio, y un largo etcétera.
Es por ellos que vamos a enumerar aquí algunas de las principales ventajas que son el requisito mínimo que debe ofrecer todo portal que se precie.
Liberar al equipo de compras de labores
A través de la integración de datos del ERP en tiempo real, los portales deben proporcionar tanto al proveedor como a la empresa una visión única y compartida de los datos, la cual como decimos estará directamente integrada con el ERP.
Antes de que existieran los portales de proveedores, el comprador y el proveedor veían cada uno los datos en sus propias aplicaciones empresariales, las cuales como es lógico estaban desincronizadas en la mayoría de los casos. Hoy día esto ha cambiado, ya que la sincronía surge entre el portal de proveedores y el ERP de la empresa y no entre las aplicaciones empresariales del proveedor y el comprador.
Como hemos comentado hace un momento, la integración en tiempo real con el sistema ERP es la clave si se busca la precisión, la velocidad y la eliminación de errores que nos permiten gestionar los datos en un solo sistema (el ERP).
Reducir las tareas administrativas manuales
El objetivo de un portal de proveedores el de reducir tareas manuales que consumen mucho tiempo. Por ejemplo, solicitudes de correo entre el proveedor y el área de abastecimiento. Sin embargo, otro propósito de un software de gestión de proveedores es el de tener la información centralizada para la gestión de procesos internos como documentos, facturas, extractos, recordatorios, actualizaciones de datos, etc.
Y es que el portal de proveedores automatiza una gran cantidad de los aspectos de la gestión de proveedores, reduciendo drásticamente la carga de trabajo de los compradores y ahorrando mucho tiempo y esfuerzo a la empresa.
Gestión de cuentas de proveedores
Gracias a un portal, los proveedores podrán acceder a su propia cuenta en línea y realizar consultas que normalmente tendrían que haberse hecho por teléfono o correo electrónico.
Por ejemplo, deberían poder iniciar sesión y ver la información de su cuenta, un historial de ofertas abiertas y cerradas, órdenes de compra, facturas, pagos, fechas de entrega, además de información que les ayude a auto gestionarse.
Tendrán un único punto de acceso dentro del portal del proveedor para actualizar la información de su cuenta, y por otro lado, la empresa negociadora debería poder ver esas actualizaciones directamente en el ERP.
Notificaciones y recordatorios automatizados
Las notificaciones y los recordatorios deben enviarse a los proveedores en diferentes etapas del proceso. Normalmente son enviadas por correo electrónico para notificar y recordar a los proveedores las acciones que se deben realizar a lo largo del proceso de compra, pero no tiene porqué ser así siempre, también pueden enviarse cuando se tiene que hacer una actualización de documentos, de información o incluso de notificaciones de pago.
Gracias a estas notificaciones, no será necesario que tus proveedores y tu estén continuamente en contacto para coordinar acciones en caso de que, por ejemplo, se produzca un retraso, que se tenga que hacer alguna actualización, para informar sobre los pagos generados o sobre la expedición de una nueva orden de compra.
Seguimiento a órdenes de compra
Una funcionalidad muy importante que debemos estar seguros de que nuestro portal de proveedores tenga, es permitir el seguimiento de los eventos de las órdenes de compra planteadas, gracias al cual obtendremos un valor adicional de trazabilidad con el que comprobar el progreso de los proveedores en el cumplimiento de la orden de compra.
Es absolutamente necesario que un administrador sea capaz de comprobar cuando lo necesite su lista de pedidos y, en caso de ser necesario, poder ver los eventos de auditoría a lo largo del tiempo para un determinado pedido.
A tener en cuenta que cada evento debe registrar la acción realizada, la hora y la dirección IP del usuario que realiza el evento. Gracias a este registro podremos saber quién y qué acción se ha llevado a cabo durante cada paso del proceso de aprovisionamiento. De este modo, si se da el caso de que surja un malentendido o un error, podremos ver una auditoría o un historial de cambios en caso de ser necesario,pudiendo a continuación rectificar antes de que pase a mayores.
Conclusión
Para cualquier persona que se dedique a las compras, la gestión manual de una base de datos de proveedores puede ser un proceso muy lento. La introducción de datos, el seguimiento de los proveedores, la actualización de las acciones y otras tareas similares pueden resultar frustrantes y dar lugar a riesgos, errores y descuidos innecesarios.
Sin embargo, con la ayuda de un portal de proveedores, todo el proceso de abastecimiento puede ser mucho más ágil y automatizado, además de proporcionar información actualizada y precisa al instante, lo que hará que tengamos todo lo necesario al alcance de la mano.
Precisarás de un software de gestión de proveedores, cuyo sistema nos ayuda a agilizar el proceso de compra de la empresa y nos ofrece la oportunidad de comunicarnos con nuestros proveedores en un entorno en línea que sea seguro, eficiente y con un tono corporativo capaz de resaltar la identidad de la compañía.
