¿Cuáles son las Etapas del Proceso de Compras?
Conoce las etapas del proceso de compras así como su definición para su correcta gestión
El Proceso de Compras y sus Etapas en la Gestión
El proceso de compras es una de las actividades más importantes en cualquier organización, ya que influye directamente en su eficiencia operativa, costos y capacidad de satisfacer las demandas del mercado. Comprender las etapas del proceso de compras no solo es vital para asegurar que las adquisiciones se realicen de manera efectiva y eficiente, sino también para mejorar la toma de decisiones estratégicas y mantener una ventaja competitiva.
Que aprenderas sobre el proceso de compras
¿Qué es el proceso de compras?
El proceso de compras es un conjunto de pasos organizados que las empresas siguen para adquirir bienes y servicios necesarios para sus actividades. Este proceso no solo se limita a la adquisición de materia prima, sino que también abarca la selección de proveedores, la negociación de contratos, la gestión de pedidos y la evaluación del desempeño de los proveedores.
Se puede decir que, el proceso de compras es un ciclo que comienza con la identificación de una necesidad y termina con la entrega y evaluación del producto o servicio adquirido. Las etapas involucradas en este proceso pueden variar según la empresa y la industria.
La importancia del proceso de compras en una empresa
El proceso de compras tiene un papel crucial en el desarrollo de la estrategia operativa de una organización por diferentes razones entre las más importantes tenemos:
- Control de Costos: Una gestión eficiente del proceso de compras puede ayudar a reducir costos, asegurando que la empresa obtenga los mejores precios y condiciones posibles para los bienes y servicios que necesita.
- Calidad del Producto: Seleccionar proveedores confiables y negociar adecuadamente ayuda a garantizar que los productos y servicios adquiridos cumplan con los estándares de calidad requeridos.
- Eficiencia Operativa: Un proceso de compras bien estructurado minimiza retrasos y garantiza que los recursos estén disponibles cuando se necesitan, mejorando la eficiencia operativa general.
- Relaciones con Proveedores: Mantener relaciones positivas y de largo plazo con los proveedores puede resultar en mejores condiciones de negociación, descuentos por volumen y acceso prioritario a productos y servicios.
- Cumplimiento Normativo: Seguir un proceso de compras formal ayuda a asegurar que la empresa cumpla con las regulaciones y normativas aplicables, reduciendo el riesgo de sanciones y penalidades.
Etapas del Proceso de Compras
Las fases del Proceso de Compras son una serie de pasos sistemáticos y estructurados que permiten a las empresas adquirir los bienes necesarios para su funcionamiento, intentando siempre optimizar los procesos de la adquisición de estos. De manera ordenada podemos encontrar las fases en el siguiente orden:
1. Reconocimiento de la Necesidad
El proceso de compras comienza cuando se identifica una necesidad dentro de la organización. Esta necesidad puede surgir de diferentes áreas, como la producción, la administración o el departamento de ventas. Reconocer la necesidad implica determinar qué se requiere, en qué cantidad y con qué especificaciones. Este paso es crucial, ya que define el punto de partida para todo el proceso de adquisición.
2. Búsqueda de Información
Una vez reconocida la necesidad, la siguiente etapa es la búsqueda de información sobre los posibles proveedores y productos que pueden satisfacer dicha necesidad. Esta búsqueda puede incluir consultas internas, investigaciones en el mercado, revisiones de catálogos y solicitudes de cotizaciones. En esta etapa, las empresas recopilan datos sobre precios, calidades, tiempos de entrega y condiciones de los proveedores.
3. Evaluación de Alternativas
En esta etapa, la empresa evalúa las diferentes opciones disponibles para satisfacer la necesidad identificada. Se comparan las ofertas de varios proveedores considerando factores como costo, calidad, reputación del proveedor, términos de pago y condiciones de entrega. Esta evaluación puede involucrar a varios departamentos dentro de la empresa para asegurar que todas las perspectivas sean consideradas.
4. Decisión de Compra
Después de evaluar las alternativas, se toma la decisión de compra. Esto implica seleccionar el proveedor que mejor cumpla con los criterios establecidos y realizar el pedido. La decisión de compra debe estar bien documentada y justificada, especialmente en empresas grandes donde se requiere transparencia y rendición de cuentas en el proceso de adquisiciones.
5. Formalización del Pedido
Una vez tomada la decisión de compra, se formaliza el pedido mediante un contrato o una orden de compra. Este documento especifica todos los detalles acordados, incluyendo cantidades, precios, fechas de entrega y condiciones de pago. La formalización del pedido es un paso crítico para asegurar que ambas partes tengan claros los términos del acuerdo.
6. Recepción y Verificación
Cuando los productos o servicios son entregados, la empresa debe verificar que todo esté conforme con lo especificado en el pedido. Esto incluye revisar cantidades, calidades y condiciones. Cualquier discrepancia debe ser reportada y resuelta con el proveedor. La recepción y verificación aseguran que la empresa recibe lo que realmente compró.
7. Gestión de Facturas y Pagos
Después de la recepción y verificación de los bienes o servicios, se procede a gestionar las facturas y realizar los pagos correspondientes. Este proceso implica revisar que las facturas coincidan con los términos del pedido y autorizar el pago. Una gestión eficiente de facturas y pagos es esencial para mantener buenas relaciones con los proveedores y asegurar la continuidad del suministro.
8. Evaluación Post-Compra
La última etapa del proceso de compras es la evaluación post-compra. En esta fase, la empresa revisa el desempeño del proveedor y la calidad de los bienes o servicios recibidos. Se evalúan aspectos como cumplimiento de plazos, calidad del producto, precisión en la entrega y servicio al cliente. Esta evaluación es fundamental para decisiones futuras de compras y para el mantenimiento de un registro actualizado del desempeño de los proveedores.
Objetivos del proceso de compras
El Proceso de Compras no se trata solo de la adquisición de bienes y servicios, también se centra en varios objetivos relacionados a ellos, estos mismos son cruciales para el éxito y sostenibilidad de las fases del proceso de compras, entre ellos tenemos:
Asegurar el Abastecimiento Continuo
Uno de los objetivos primordiales del proceso de compras es garantizar que la empresa tenga un suministro continuo de los materiales, productos y servicios necesarios para mantener sus operaciones sin interrupciones. Esto implica la planificación y coordinación con proveedores para evitar situaciones de escasez o retrasos que puedan afectar la producción y el servicio al cliente.
Optimizar los Costos
El proceso de compras tiene como objetivo obtener los mejores precios posibles sin comprometer la calidad de los productos y servicios. Esto se logra a través de una negociación efectiva, la comparación de ofertas y la selección de proveedores que ofrezcan la mejor relación calidad-precio. La optimización de costos también incluye la identificación de oportunidades para descuentos por volumen y la reducción de gastos innecesarios.
Mantener y Mejorar la Calidad
Otro objetivo esencial es asegurar que los bienes y servicios adquiridos cumplan con los estándares de calidad requeridos por la empresa. Esto no solo garantiza la satisfacción del cliente final, sino que también reduce el riesgo de defectos y problemas que puedan generar costos adicionales. La calidad se mantiene a través de la selección rigurosa de proveedores, la implementación de controles de calidad y la evaluación continua del desempeño de los proveedores.
Fortalecer las Relaciones con los Proveedores
Construir y mantener relaciones sólidas y de largo plazo con los proveedores es un objetivo clave del proceso de compras. Relaciones positivas pueden resultar en mejores condiciones de negociación, acceso prioritario a productos y servicios, y un mayor nivel de colaboración. Estas relaciones también permiten una mayor flexibilidad y capacidad de respuesta ante cambios en las demandas del mercado.
Innovación y Mejora Continua
El proceso de compras busca continuamente innovar y mejorar. Esto incluye la adopción de nuevas tecnologías y prácticas que puedan mejorar la eficiencia y efectividad del proceso. La innovación puede venir de la digitalización, el uso de inteligencia artificial para predecir necesidades de compra, o la implementación de prácticas sostenibles que no solo beneficien a la empresa, sino también al medio ambiente.
Cumplimiento Normativo y Ético
Hay que asegurar que todas las compras cumplan con las leyes y regulaciones aplicables es un objetivo fundamental. Esto incluye cumplir con normativas locales e internacionales, así como adherirse a prácticas éticas y responsables. El cumplimiento normativo y ético no solo protege a la empresa de posibles sanciones, sino que también fortalece su reputación y responsabilidad social.
Gestión Eficiente del Inventario
Optimizar la gestión del inventario es otro objetivo crucial. Esto implica mantener niveles adecuados de inventario para satisfacer la demanda sin incurrir en costos de almacenamiento excesivos o riesgos de obsolescencia. Una gestión eficiente del inventario asegura que la empresa pueda responder rápidamente a las necesidades del mercado y minimizar el capital inmovilizado.
Elementos del Proceso de Compras
Además de las fases en el proceso de compras también tenemos algunos elementos que intervienen dentro de el proceso de compras, los cuales son actores directos dentro del mismo y que se deben de tener en cuenta al momento de la planificación, entre los mas importantes podemos observar:
Políticas y Procedimientos de Compras
Las políticas y procedimientos de compras establecen las directrices y reglas que deben seguirse durante todo el proceso. Algunas compañias incluso cuentan con un sistema de compliance, estas políticas aseguran coherencia, transparencia y cumplimiento normativo. Incluyen aspectos como:
- Normativas de selección de proveedores: Criterios y métodos para evaluar y seleccionar proveedores.
- Procedimientos de autorización de compras: Niveles de autorización y aprobaciones necesarias para diferentes tipos de compras.
- Códigos de conducta: Directrices éticas y de comportamiento para el personal de compras.
Sistemas de Información
Los sistemas de información son herramientas tecnológicas que apoyan y facilitan el proceso de compras. Estos sistemas incluyen:
- Software de gestión de compras (ERP): Sistemas integrados que automatizan y gestionan todos los aspectos del proceso de compras.
- Plataformas de e-procurement: Herramientas en línea que permiten gestionar el ciclo completo de compras desde la solicitud hasta el pago.
- Bases de datos de proveedores: Repositorios centralizados de información sobre proveedores, sus productos y su desempeño.
Control de Inventarios
El control de inventarios es esencial para asegurar que la empresa tenga los materiales necesarios sin incurrir en costos excesivos. Los elementos de este control incluyen:
- Gestión de existencias: Monitoreo de niveles de inventario para evitar escasez o exceso de stock.
- Análisis de rotación de inventarios: Evaluación de la velocidad con la que los productos se utilizan o venden.
- Optimización de inventarios: Implementación de técnicas para optimizar la cantidad y el valor del inventario, como el análisis ABC y el Just-In-Time (JIT).
Contratos y Acuerdos
Los contratos y acuerdos formalizan las condiciones de la compra y aseguran que ambas partes comprendan y acepten los términos. Este elemento incluye:
- Redacción de contratos: Creación de documentos que detallan los términos y condiciones de las compras.
- Negociación de términos: Proceso de negociación para obtener las mejores condiciones posibles.
- Gestión de contratos: Seguimiento y administración de los contratos para asegurar el cumplimiento de los términos acordados.
Análisis y Reportes
El análisis y los reportes son fundamentales para evaluar y mejorar el proceso de compras. Este componente implica:
- Análisis de gastos: Evaluación de los patrones de gasto para identificar oportunidades de ahorro y mejorar la eficiencia.
- Reportes de desempeño: Informes regulares sobre el desempeño del área, incluyendo indicadores de compras como costos, tiempos de entrega y calidad.
- Auditorías de compras: Revisión independiente del proceso de compras para asegurar el cumplimiento de políticas y detectar áreas de mejora.
Capacitación y Desarrollo
La capacitación y el desarrollo del personal de compras son esenciales para mantener altos estándares de desempeño y adaptarse a cambios en el mercado. Este elemento incluye:
- Programas de formación continua: Capacitación regular sobre nuevas tecnologías, técnicas de negociación y mejores prácticas.
- Desarrollo de habilidades: Fomento de habilidades blandas como la comunicación, la negociación y la gestión de relaciones.
- Certificaciones profesionales: Apoyo para obtener certificaciones reconocidas en el campo de las compras y la gestión de la cadena de suministro.
Formas de Optimización de las etapas del Proceso de Compras
Optimizar el proceso de compras es esencial para mejorar la eficiencia operativa, reducir costos y asegurar la calidad de los bienes y servicios adquiridos. A continuación, observaremos cuatro de las estrategias más efectivas para lograr una optimización significativa del proceso de compras:
Implementación de Tecnología
El uso de tecnologías avanzadas puede transformar y mejorar significativamente el proceso de compras. Algunas de las tecnologías clave incluyen:
- Software de Gestión de Compras (e-Procurement): Plataformas que automatizan y gestionan el ciclo completo de compras, desde la solicitud hasta el pago, mejorando la eficiencia y reduciendo errores.
- Inteligencia Artificial (IA) y Machine Learning: Algoritmos que analizan grandes volúmenes de datos para predecir necesidades de compra, optimizar inventarios y detectar patrones de gasto.
- Blockchain: Tecnología que mejora la transparencia y la trazabilidad en la cadena de suministro, asegurando la autenticidad y el cumplimiento de los acuerdos.
Centralización del Proceso de Compras
Centralizar el proceso de compras puede generar importantes beneficios en términos de eficiencia y control. Algunas prácticas incluyen:
- Consolidación de Compras: Agrupar las necesidades de diferentes departamentos para aprovechar economías de escala y obtener mejores condiciones de los proveedores.
- Gestión Centralizada de Contratos: Centralizar la administración de contratos para asegurar la coherencia y el cumplimiento de los términos acordados.
Optimización de Inventarios
Gestionar adecuadamente los inventarios es clave para evitar costos innecesarios y asegurar la disponibilidad de materiales. Estrategias para optimizar inventarios incluyen:
- Análisis ABC: Clasificar los productos en categorías A, B y C según su importancia y rotación, para aplicar diferentes niveles de control y gestión.
- Just-In-Time (JIT): Estrategia que busca minimizar los inventarios y recibir los materiales justo cuando se necesitan, reduciendo costos de almacenamiento y obsolescencia.
- Revisión Periódica: Implementar revisiones regulares de los niveles de inventario para ajustar las cantidades y evitar tanto la escasez como el exceso.
Desarrollo de Relaciones con Proveedores
Cultivar relaciones sólidas y estratégicas con los proveedores puede llevar a una colaboración más efectiva y beneficiosa. Algunas formas de lograrlo incluyen:
- Colaboración a Largo Plazo: Establecer acuerdos a largo plazo con proveedores confiables para asegurar estabilidad y condiciones favorables.
- Evaluación y Retroalimentación: Proveer retroalimentación regular a los proveedores sobre su desempeño y trabajar juntos para mejorar la calidad y eficiencia.
- Programas de Desarrollo de Proveedores: Colaborar con los proveedores para mejorar sus capacidades y procesos apoyados en un SRM que beneficie así a ambas partes
Ejemplos del Proceso de Compras
Para entender de mejor manera las fases del proceso de compras presentaremos a continuación 2 ejemplos de industrias que desean adquirir productos. Estos ejemplos ilustran cómo las empresas manejan las distintas etapas del proceso de compras para optimizar sus operaciones y alcanzar sus objetivos estratégicos.
Ejemplo 1: Industria Manufacturera
Una empresa que fabrica dispositivos electrónicos necesita adquirir componentes como microchips, baterías y carcasas de plástico.
Etapas del proceso de Compras:
- Reconocimiento de la Necesidad: El departamento de producción identifica la necesidad de reabastecer los componentes electrónicos para cumplir con los pedidos proyectados.
- Búsqueda de Información: Se investigan proveedores de componentes electrónicos y se solicitan cotizaciones de varios proveedores internacionales.
- Evaluación de Alternativas: El equipo de compras evalúa las cotizaciones recibidas en términos de precio, calidad, tiempo de entrega y condiciones de pago.
- Decisión de Compra: Se selecciona un proveedor que ofrece una combinación óptima de precio y calidad, y se realiza un pedido formal.
- Recepción y Verificación: Los componentes son entregados y verificados para asegurar que cumplen con las especificaciones. Cualquier discrepancia es resuelta con el proveedor.
- Evaluación Post-Compra: Se evalúa el desempeño del proveedor, incluyendo la puntualidad de la entrega y la calidad de los componentes, para futuras compras.
Ejemplo 2: Industria de Servicios
Empresa: Empresa de Consultoría
Una empresa de consultoría necesita adquirir software especializado para análisis de datos y gestión de proyectos.
Etapas del Proceso de Compras:
- Reconocimiento de la Necesidad: El equipo de TI identifica la necesidad de un software de análisis de datos para mejorar la eficiencia de los proyectos.
- Búsqueda de Información: Se investigan proveedores de software y se solicitan demostraciones y cotizaciones de varias soluciones disponibles en el mercado.
- Evaluación de Alternativas: El equipo de TI y el departamento de compras evalúan las características, precios, soporte técnico y términos de licencia de cada solución.
- Decisión de Compra: Se selecciona el software que mejor se adapta a las necesidades de la empresa y se negocia un contrato de licencia.
- Recepción y Verificación: El software se instala y se prueba para asegurar que cumple con las especificaciones y expectativas de rendimiento.
- Evaluación Post-Compra: Se monitorea el uso del software y se evalúa su impacto en la eficiencia del trabajo para determinar si se requiere soporte adicional o futuras actualizaciones.
Criterios a tener en cuenta en el proceso de compras
El proceso de compras implica tomar decisiones críticas que afectan la eficiencia y la efectividad de una organización. Para asegurar que las decisiones de compra sean acertadas, es importante considerar varios criterios clave. Estos criterios ayudan a evaluar y seleccionar proveedores, productos y servicios que cumplan con los objetivos estratégicos de la empresa. A continuación, se presentan algunos de los criterios más importantes a tener en cuenta en el proceso de compras:
Calidad del Producto o Servicio
La calidad es uno de los criterios más cruciales en el proceso de compras. Asegurar que los bienes y servicios adquiridos cumplan con los estándares de calidad especificados es esencial para mantener la satisfacción del cliente y la eficiencia operativa. Esto incluye evaluar la durabilidad, confiabilidad y rendimiento del producto o servicio, así como las certificaciones de calidad del proveedor.
Precio y Costos Totales
El precio del producto o servicio es un factor determinante en la decisión de compra, pero no debe ser el único criterio. Es importante considerar los costos totales asociados, incluyendo costos de envío, almacenamiento, mantenimiento y costos de oportunidad. Evaluar el costo total de propiedad (TCO) ayuda a obtener una visión más completa del impacto financiero de la compra a largo plazo.
Capacidad de Entrega y Plazos
La capacidad de entrega del proveedor y los plazos de entrega son fundamentales para asegurar que los bienes y servicios lleguen a tiempo para satisfacer las necesidades de la empresa. Esto incluye la evaluación de la capacidad del proveedor para cumplir con los pedidos en volúmenes requeridos y dentro de los tiempos establecidos. Un historial de entregas puntuales y la capacidad de gestionar demandas urgentes son aspectos a considerar.
Reputación y Fiabilidad del Proveedor
La reputación del proveedor en el mercado y su fiabilidad son indicadores importantes de su capacidad para cumplir con los acuerdos de compra. Esto incluye revisar las referencias, historial de desempeño y cualquier retroalimentación de clientes anteriores. Proveedores con una reputación sólida y un historial comprobado de fiabilidad son más propensos a cumplir con los términos contractuales y proporcionar un servicio consistente.
Condiciones de Pago y Flexibilidad
Las condiciones de pago ofrecidas por el proveedor pueden influir significativamente en la decisión de compra. Es importante considerar términos como descuentos por pronto pago, créditos comerciales y opciones de financiamiento. La flexibilidad en las condiciones de pago puede mejorar la gestión del flujo de caja de la empresa y proporcionar ventajas financieras adicionales.
Sostenibilidad y Responsabilidad Social
Cada vez más, las empresas consideran la sostenibilidad y la responsabilidad social en sus decisiones de compra. Esto incluye evaluar las prácticas ambientales y sociales del proveedor, como el uso de materiales sostenibles, la eficiencia energética, el respeto por los derechos laborales y el impacto en la comunidad. Elegir proveedores que compartan los valores de sostenibilidad de la empresa puede fortalecer la responsabilidad corporativa y mejorar la reputación de la marca.
Innovación y Capacidad Tecnológica
La capacidad del proveedor para innovar y adaptarse a nuevas tecnologías es otro criterio importante. Proveedores que invierten en tecnología y están a la vanguardia de la innovación pueden ofrecer productos y servicios más avanzados y eficientes. Esto también incluye la capacidad del proveedor para colaborar en proyectos de desarrollo y mejora continua.
Tendencias Actuales en el Proceso de Compras
El proceso de compras al igual que cualquier otro proceso corporativo está en constante evolución, impulsado por nuevas tecnologías, cambios en las expectativas del mercado. A continuación, se muestran algunas de las tendencias más actuales que están transformando el proceso de compras:
Digitalización y Automatización
La digitalización y automatización del proceso de compras están revolucionando la forma en que las empresas gestionan sus adquisiciones.
- E-Procurement: Las plataformas de e-procurement permiten a las empresas gestionar todo el ciclo de compras de manera electrónica, desde la solicitud hasta el pago. Estas plataformas mejoran la eficiencia, reducen errores y proporcionan mayor transparencia.
- RPA (Robotic Process Automation): La automatización de procesos robóticos permite a las empresas automatizar tareas repetitivas y administrativas, liberando tiempo para que el personal de compras se concentre en actividades estratégicas.
Inteligencia Artificial y Machine Learning
La inteligencia artificial (IA) y el machine learning están siendo cada vez más utilizados para mejorar la toma de decisiones en el proceso de compras.
- Análisis Predictivo: Utilizando grandes volúmenes de datos, los algoritmos de IA pueden predecir tendencias de compra, optimizar niveles de inventario y anticipar necesidades futuras.
- Chatbots y Asistentes Virtuales: Los chatbots pueden gestionar consultas de compras, automatizar la comunicación con proveedores y agilizar la resolución de problemas.
Sostenibilidad y Compras Verdes
La sostenibilidad se ha convertido en una prioridad para muchas empresas, y esto se refleja en sus procesos de compras.
- Compras Sostenibles: Las empresas están adoptando políticas de compras verdes, seleccionando proveedores que cumplen con estándares ambientales y sociales, y prefiriendo productos reciclables o biodegradables.
- Cadenas de Suministro Responsables: Se está prestando mayor atención a la trazabilidad y la responsabilidad social en toda la cadena de suministro, asegurando que los productos se obtengan y produzcan de manera ética y sostenible.
Blockchain y Transparencia
La tecnología blockchain está emergiendo como una herramienta poderosa para mejorar la transparencia y la trazabilidad en el proceso de compras.
- Transparencia en la Cadena de Suministro: Blockchain permite registrar y verificar cada paso del proceso de compras, desde la adquisición de materias primas hasta la entrega del producto final. Esto asegura que todas las partes involucradas puedan ver y verificar las transacciones.
Prevención de Fraudes: La naturaleza inmutable del blockchain ayuda a prevenir fraudes y garantizar la autenticidad de los productos y transacciones.
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A lo largo de este artículo observamos diferentes y variados puntos referentes a las fases del proceso de compras y los elementos claves que giran entorno a ello, como son los conceptos básicos, elementos que intervienen dentro del proceso y 2 ejemplos los cuales nos ayudaron a aclarar el cómo estas fases intervienen cada una.
Además, se debe recalcar las nuevas tendencias dentro de la misma, es por ello que en Egixia desarrollamos una solución que te acompañara en todo tu proceso de Compra, con el módulo de Gestión de Compras, no solo te facilitara la gestión de las mismas si no que te dará un apoyo completo para ti y tus proveedores.
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