Beneficios de un portal de proveedores
En esta ocasión vamos a tratar un tema relevante y esencial para todas las organizaciones y empresas: los beneficios de un portal de proveedores. Esta herramienta permite la comunicación asertiva, la disminución del factor tiempo y la interacción eficiente entre los organismos proveedores de productos y servicios.
Utilidad y rentabilidad de un portal de proveedores para su organización
A continuación, veremos una serie de beneficios y aspectos productivos, los cuales son enmarcados en el contexto del suministro y abastecimiento. Empresas y organizaciones de diferentes características a nivel global han implementado esta estrategia para mejorar su eficiencia comercial.
- Visualizar y tener trazabilidad de la recepción, aceptación de las Órdenes de Compra y visualización de entrega de los bienes o servicios contratados
- Control de vencimiento de documentos y actualización de datos, dando cumplimiento a SAGRILAFT.
- Centralizar la base de datos y la gestión de proveedores, permitiendo clasificarlos, categorizarlos y agruparlos.
- Desarrollar y potenciar los proveedores a través de la evaluación de desempeño y la creación de planes de acción de mejora.
- Mejorar la relación entre la empresa y los proveedores, al brindarle información en tiempo real para el desarrollo de sus procesos
Razones y funciones a tener en cuenta para la implementación de un sitio para proveedores de empresas
Las principales razones o argumentos para su implementación son las siguientes:
- En todo momento se establece una relación transparente entre la organización y proveedores de cualquier característica.
- Hay una contribución recíproca entre la empresa y el proveedor del bien o servicio encargado de proveer el servicio o el producto.
- Permite la autogestión de cada distribuidor, así se reduce el tiempo, hay mayor eficiencia y se incrementa el rendimiento administrativo.
- Se establecen mejoras estratégicas tanto para la empresa como para el proveedor, al tener información real en línea, que permita el desarrollo de la relación contractual.
- Otro aspecto clave es que este posibilita la automatización de todos los procesos y procedimientos empresariales.
- Establece una serie de funciones que permiten el seguimiento, gestión y control de diferentes actividades.
- Ahorra dinero para la organización.
Funciones de un sitio para los proveedores
- Seguridad
Siempre hay que tener en cuenta que toda la información utilizada en un portal de gestión de empresas de estas características debe ser verificable, correcta, auténtica y completa; adicional a esta parte, hay que asegurarse de que la información es confidencial y reservada entre las partes.
- Recepción y aprobación de facturas, pagos y otros:
Esta función permite a la empresa identificar si alguno de los proveedores está en deuda o se encuentra en alguna lista negra bancaria o fiscal.
- Autogestión:
- La autogestión en un Portal de Proveedores, permite que el proveedor pueda registrarse, tramitar o actualizar sus documentos y verificar información referente a Órdenes de Compra, Facturas, Pagos y Certificados Tributarios y Comerciales.
Base de datos:
Esta función establece la posibilidad de recibir, registrar, almacenar, guardar y archivar todos aquellos documentos que se producen en medios de una actividad comercial. Si cada empresa cuenta con una base de datos completa, siempre tendrá información actualizada en tiempo real.
El objetivo principal de un portal de proveedores es evitar tareas repetitivas y centralizar la gestión de proveedores, mejorando la relación con los proveedores y evitando costos adicionales para la organización.
