Plantilla Gratuita · XLSX · 8 hojas · 12 fórmulas

Checklist de Due Diligence de Proveedores: plantilla Excel para el alta de terceros (2026)

El expediente de verificación documental de un proveedor, antes de darlo de alta. Marque qué requisitos aplican, registre la evidencia de cada uno, documente los hallazgos y deje firmada la decisión en la misma hoja. El estado —aprobable, condicionado o no aprobable— lo calcula el archivo.

Por Oscar Gamboa, CEO de EGIXIA · Actualizado el 11 de agosto de 2026

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El archivo está en español. Sus fórmulas y listas desplegables funcionan igual en Excel y en Google Sheets.

Checklist de Due Diligence de Proveedores en Excel — Egixia 2026

¿Qué es la due diligence de un proveedor?

La due diligence de proveedores es la verificación que se hace antes de dar de alta a un tercero: comprobar que existe legalmente, que su situación tributaria es la que declara, que no aparece en listas restrictivas y que entregó cada documento que su política exige. Es un control de entrada, no un seguimiento: ocurre una vez por proveedor y termina en una decisión.

Ese trabajo se reparte entre Compras, Legal, Finanzas, Compliance y TI, y suele vivir en una cadena de correos. Cuando alguien pregunta seis meses después por qué se aprobó a ese proveedor, no hay expediente: hay adjuntos. Esta plantilla convierte la cadena de correos en un expediente por proveedor, con el requisito, la evidencia, quién la validó, cuándo vence y qué se decidió.

El libro trae ocho requisitos precargados como punto de partida y espacio para hasta 100 por proveedor. Está pensado para el analista de compras que arma la carpeta y para el comité que la aprueba: el archivo no opina sobre el riesgo del proveedor, solo dice si el expediente está completo y quién decidió qué.

Las 8 hojas del archivo, una por una

Cada hoja cubre un tramo del alta: qué se pide, qué llegó, qué falla, qué se decide. Doce fórmulas conectan las hojas entre sí, de modo que el estado del expediente sale de lo que usted marca en el checklist, sin que nadie lleve la cuenta a mano.

Dashboard

Cinco contadores en vivo sobre el checklist: ítems evaluados, cumplidos, pendientes, no cumplidos y el porcentaje de cumplimiento. Debajo, la leyenda de los tres estados de onboarding con su criterio orientativo y el siguiente paso de cada uno.

Checklist Maestro

La hoja de trabajo: once columnas por requisito —ID, categoría, requisito, si es obligatorio, si aplica, evidencia requerida, área responsable de revisarlo, estado, fecha de verificación, fecha de vencimiento y comentarios— con espacio para 100 renglones y ocho requisitos ya escritos.

Documentos y Evidencias

El inventario de lo que efectivamente llegó: ID del documento, a qué requisito responde, dónde quedó archivado, si se recibió, fecha del documento, fecha de vencimiento, quién lo validó y su estado (pendiente, validado, vencido o rechazado). Diez columnas, hasta 100 documentos.

Evaluación de Cumplimiento

Seis cifras calculadas que solo miran los requisitos marcados como aplicables: cuántos aplican, cuántos se cumplieron, cuántos quedan pendientes, cuántos no se cumplen, el porcentaje y —la que importa— el estado de onboarding que se desprende de todo eso.

Hallazgos y Acciones

Un renglón por desviación: requisito afectado, descripción del hallazgo, severidad (baja, media, alta o crítica), acción requerida, responsable, fecha compromiso, estado (pendiente, en curso, cerrada o aceptada), evidencia de cierre y notas. Es donde se documenta una excepción en vez de olvidarla.

Aprobación de Onboarding

La decisión formal, en siete campos: proveedor, el resultado de cumplimiento que se trae solo de la hoja anterior, la decisión (pendiente, aprobado, aprobado condicionado o rechazado), quién aprobó, la fecha, las condiciones o excepciones pactadas y la próxima revisión.

Catálogos

Las ocho categorías de verificación con su propósito: corporativo, tributario, financiero, legal, compliance, laboral, ESG y seguridad de la información. Son sugeridas y editables: el archivo espera que usted las ajuste a su modelo de riesgo, no al revés.

Instrucciones

Cinco pasos de uso y la nota que toda herramienta de este tipo debería llevar impresa: no sustituye la asesoría legal, la verificación de listas, la investigación de terceros ni los controles que exijan la regulación o las políticas de su organización.

Los ocho requisitos que vienen precargados

No son un estándar ni una lista cerrada: son el punto de partida que se edita. Seis llegan marcados como obligatorios; el laboral y el de ESG, como opcionales. Cada uno trae su categoría, la evidencia que habría que pedir y el área que normalmente la revisa, para que la discusión en su organización sea sobre qué quitar y qué añadir, no sobre por dónde empezar.

ID	Categoría	Requisito	Evidencia requerida	Responsable de revisión
DD-001	Corporativo	Certificado de existencia / registro corporativo	Documento vigente	Compras
DD-002	Tributario	Registro tributario y condición fiscal	Documento vigente	Finanzas
DD-003	Financiero	Estados financieros o evaluación financiera	Evidencia definida por política	Riesgos
DD-004	Legal	Declaración de conflictos de interés	Formato firmado	Legal
DD-005	Compliance	Consulta de listas restrictivas	Resultado de consulta y fecha	Compliance
DD-006	Laboral	Soporte de obligaciones laborales aplicables	Certificación / evidencia	Compras
DD-007	ESG	Cuestionario ambiental / social aplicable	Cuestionario o política	Sostenibilidad
DD-008	Seguridad información	Evaluación de seguridad / privacidad	Cuestionario / evidencia técnica	TI

Cómo se calcula el estado de onboarding

La regla es una sola fórmula anidada, visible en la hoja de Evaluación de Cumplimiento. Puede abrirla, discutirla en comité y cambiarla si su política de alta es distinta.

Hay "No cumple" → No aprobable · quedan "Pendiente" → Condicionado · cumplimiento 100% → Aprobable · cualquier otro caso → Revisar

La cuenta solo toma los requisitos marcados con "Aplica = Sí". Un requisito que su organización no le exige a ese proveedor no arrastra el resultado hacia abajo.
Ojo con los dos denominadores: el Dashboard cuenta sobre todos los ítems escritos en el checklist; la Evaluación de Cumplimiento cuenta solo sobre los aplicables. Es intencional —uno mide el avance de la carpeta y el otro sustenta la decisión—, pero conviene saberlo antes de citar un porcentaje en comité.
El estado "Excepción aprobada" no se suma a los cumplidos: un expediente con excepciones no llega a "Aprobable", cae en "Revisar". Es el comportamiento correcto —una excepción es la decisión de alguien, no un requisito cumplido— y obliga a dejarla escrita en Hallazgos y Acciones con su responsable.

Los cuatro estados y qué hacer con cada uno

El tablero imprime la leyenda de los tres primeros. El cuarto, "Revisar", es la salida por defecto de la fórmula cuando el expediente no encaja en ninguno de los otros tres.

Estado	Cuándo lo devuelve la fórmula	Siguiente paso
No aprobable	Al menos un requisito aplicable está en "No cumple"	Escalar a Compliance / Legal antes de continuar
Condicionado	Sin incumplimientos, pero quedan requisitos aplicables en "Pendiente"	Solicitar la evidencia y aprobar condicionalmente si la política lo permite
Aprobable	El 100% de los requisitos aplicables está en "Cumple"	Registrar la aprobación y la fecha de revisión
Revisar	Ninguno de los tres anteriores: el checklist está vacío o hay excepciones aprobadas	Revisar el alcance del checklist antes de llevarlo a decisión

Qué trae por dentro

12 fórmulas

Los cinco contadores del tablero, las seis cifras de la evaluación y el resultado que se traslada a la hoja de aprobación se calculan solos. Usted marca estados; el archivo concluye.

7 listas desplegables

Los estados del checklist, del documento, la severidad, el estado del hallazgo y la decisión final salen de listas cerradas. Un expediente donde cada analista inventa su vocabulario deja de ser comparable entre proveedores.

Semáforo en dos puntos

Seis reglas de formato condicional: tres colorean la columna de estado del checklist —cumple, pendiente y no cumple— y otras tres, el estado de onboarding en la hoja de evaluación.

Vigencias, no solo entregas

Tanto el checklist como el inventario de documentos tienen columna de fecha de vencimiento: un certificado recibido y ya vencido no es un requisito cumplido, y el expediente lo deja a la vista.

En qué se diferencia de los otros tres recursos de proveedores

Publicamos cuatro herramientas sobre proveedores y es fácil confundirlas. La diferencia es el momento del ciclo. Esta cubre la verificación documental previa al alta: una sola vez, por proveedor, y termina en una decisión. Las otras tres empiezan donde esta termina.

Checklist de Compliance de Proveedores LATAM 2026 (PDF)

Responde qué exige cada país —SAGRILAFT en Colombia, SAT 32-D y REPSE en México, SUNAT en Perú—. Es el marco normativo que le dice qué requisitos escribir; este Excel es donde los escribe y los sigue. Úselos juntos: primero ese, después este.

Matriz de Riesgo de Proveedores (Excel)

Puntúa el riesgo de una base ya homologada y la ordena por prioridad de atención, hasta 100 terceros a la vez. Es lo que viene después: primero se verifica el expediente de un proveedor, luego ese proveedor entra a la matriz junto con los demás.

Evaluación de Proveedores (guía + scorecard)

Mide el desempeño de un proveedor que ya trabaja con usted —calidad, entregas, costo total— con criterios ponderados y de forma periódica. Empieza cuando el proveedor ya está dado de alta; este checklist decide si llega a estarlo.

Qué hace este archivo y qué no

El archivo organiza el expediente y calcula si está completo. No verifica nada por usted: no consulta listas restrictivas, no valida un certificado contra el registro público que lo emitió, no lee el estado tributario de un tercero ni sustituye una investigación de antecedentes. Esa nota viene impresa en la hoja de Instrucciones y vale la pena repetirla aquí.

Los programas internos de gestión del riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo —SAGRILAFT en Colombia y sus equivalentes en la región— exigen que la vinculación de contrapartes quede documentada: qué se pidió, qué se recibió, quién validó y qué se decidió. Este libro produce ese rastro y apoya el programa que su organización ya tiene: no lo diseña, no lo aprueba y no lo reemplaza. Egixia no certifica ni garantiza el cumplimiento de ninguna norma. La consulta de listas restrictivas y la aprobación final corresponden a su oficial de cumplimiento y a sus asesores legales.

Siga por aquí

Módulo de Onboarding de Proveedores

La versión operativa de este expediente: el proveedor carga sus propios documentos en un portal, el sistema controla vigencias y el alta no avanza mientras falte un requisito obligatorio.

Módulo de Riesgos y Compliance

Lo que sigue al alta: expediente vivo, alertas de vencimiento y reevaluación periódica de cada tercero dentro del flujo de compras.

Preguntas frecuentes sobre la due diligence de proveedores

¿Qué es la due diligence de proveedores y en qué se diferencia de la evaluación?

La due diligence es la verificación previa al alta: se comprueba que el tercero existe legalmente, que su situación tributaria y laboral es la declarada, que no aparece en listas restrictivas y que entregó los documentos exigidos por la política. Ocurre una vez, antes de la primera orden de compra, y termina en una decisión de aprobar o no. La evaluación de proveedores mide otra cosa y en otro momento: el desempeño de un proveedor que ya está trabajando —calidad, entregas, costo total— y se repite de forma periódica.

¿Qué documentos se piden en una due diligence de proveedores?

Depende de la política de cada organización y del país. Esta plantilla trae ocho requisitos precargados como punto de partida, agrupados en ocho categorías: corporativo (certificado de existencia o registro), tributario (registro y condición fiscal), financiero (estados financieros o evaluación financiera), legal (declaración de conflictos de interés), compliance (consulta de listas restrictivas), laboral (soporte de obligaciones aplicables), ESG (cuestionario ambiental y social) y seguridad de la información (evaluación de seguridad y privacidad). Cada renglón se edita, se marca como aplicable o no, y la hoja admite hasta 100 requisitos por proveedor.

¿Cómo decide el archivo si un proveedor es aprobable?

Con una sola fórmula, aplicada solo sobre los requisitos marcados como aplicables. Si hay al menos uno en "No cumple", el estado es No aprobable. Si no hay incumplimientos pero quedan pendientes, es Condicionado. Si el 100% está en "Cumple", es Aprobable. Cualquier otra combinación —el checklist vacío o un requisito con excepción aprobada— devuelve Revisar. Es un resultado orientativo: la decisión formal se registra a mano en la hoja de Aprobación de Onboarding, con nombre de quien aprueba, fecha, condiciones pactadas y próxima revisión.

¿Sirve para SAGRILAFT o para un programa de debida diligencia LA/FT?

Sirve como registro, no como control. Aporta el rastro documental que estos programas exigen —qué se pidió, qué evidencia llegó, quién la validó, qué hallazgos hubo y qué se decidió— y deja la excepción escrita cuando la hay. No consulta listas restrictivas ni valida documentos contra su fuente: eso lo hace su equipo o una herramienta especializada, y el resultado se registra en el checklist. Egixia no certifica ni garantiza el cumplimiento normativo.

¿Es gratis y en qué formato llega?

Sí, es gratis. Le pedimos nombre, empresa y correo corporativo para enviarle el enlace de descarga por email, sin cadenas de spam. Llega como archivo .xlsx en español, compatible con Excel y Google Sheets, con ocho requisitos precargados y unos pocos renglones marcados como "Ejemplo" que puede borrar antes de empezar.

¿Y si no quiero llevar un Excel por cada proveedor?

Es la limitación honesta de la plantilla: el expediente es de un proveedor, no de una base; para el segundo tercero hay que duplicar el archivo. Cuando el volumen lo justifica, el módulo de Onboarding de Egixia hace lo mismo dentro del flujo de compras: el proveedor carga sus propios documentos, el sistema controla vigencias y el alta no avanza si falta un requisito obligatorio. La retención de los documentos del cliente es un aspecto que se habilita por proyecto, según las políticas del cliente.

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El archivo está en español. Sus fórmulas y listas desplegables funcionan igual en Excel y en Google Sheets.

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¿Y si el proveedor armara su propio expediente?

Un Excel ordena el alta de un proveedor; no escala a cien altas al año. El módulo de Onboarding de Egixia le da al tercero un portal donde carga sus documentos, controla vigencias y bloquea el alta mientras falte un requisito obligatorio. Agende una demo de 30 minutos.

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