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Checklist de Due Diligence de Fornecedores: planilha Excel para o cadastro de terceiros (2026)

O dossiê de verificação documental de um fornecedor, antes de cadastrá-lo. Marque quais requisitos se aplicam, registre a evidência de cada um, documente os achados e deixe a decisão assinada no mesmo arquivo. O status —aprovável, condicionado ou não aprovável— é calculado pelo arquivo.

Por Oscar Gamboa, CEO da EGIXIA · Atualizado em 11 de agosto de 2026

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O arquivo está em espanhol. Suas fórmulas e listas suspensas funcionam igual no Excel e no Google Sheets.

Checklist de Due Diligence de Fornecedores em Excel — Egixia 2026

O que é a due diligence de um fornecedor?

A due diligence de fornecedores é a verificação feita antes de cadastrar um terceiro: comprovar que ele existe legalmente, que sua situação tributária é a declarada, que não aparece em listas restritivas e que entregou cada documento exigido pela sua política. É um controle de entrada, não um acompanhamento: acontece uma vez por fornecedor e termina em uma decisão.

Esse trabalho se divide entre Compras, Jurídico, Finanças, Compliance e TI, e costuma viver em uma cadeia de e-mails. Quando alguém pergunta seis meses depois por que aquele fornecedor foi aprovado, não há dossiê: há anexos. Este modelo transforma a cadeia de e-mails em um dossiê por fornecedor, com o requisito, a evidência, quem validou, quando vence e o que foi decidido.

O arquivo traz oito requisitos pré-carregados como ponto de partida e espaço para até 100 por fornecedor. Foi pensado para o analista de compras que monta a pasta e para o comitê que a aprova: o arquivo não opina sobre o risco do fornecedor, apenas diz se o dossiê está completo e quem decidiu o quê.

As 8 planilhas do arquivo, uma a uma

Cada planilha cobre um trecho do cadastro: o que se pede, o que chegou, o que falha, o que se decide. Doze fórmulas conectam as planilhas entre si, de modo que o status do dossiê sai do que você marca no checklist, sem que ninguém faça a conta à mão.

Dashboard

Cinco contadores ao vivo sobre o checklist: itens avaliados, cumpridos, pendentes, não cumpridos e o percentual de cumprimento. Abaixo, a legenda dos três status de onboarding com seu critério orientativo e o próximo passo de cada um.

Checklist Maestro — checklist mestre

A planilha de trabalho: onze colunas por requisito —ID, categoria, requisito, se é obrigatório, se se aplica, evidência exigida, área responsável pela revisão, status, data de verificação, data de vencimento e comentários— com espaço para 100 linhas e oito requisitos já escritos.

Documentos y Evidencias — documentos e evidências

O inventário do que efetivamente chegou: ID do documento, a qual requisito responde, onde foi arquivado, se foi recebido, data do documento, data de vencimento, quem validou e seu status (pendente, validado, vencido ou rejeitado). Dez colunas, até 100 documentos.

Evaluación de Cumplimiento — avaliação de cumprimento

Seis números calculados que olham apenas os requisitos marcados como aplicáveis: quantos se aplicam, quantos foram cumpridos, quantos seguem pendentes, quantos não foram cumpridos, o percentual e —o que importa— o status de onboarding que decorre de tudo isso.

Hallazgos y Acciones — achados e ações

Uma linha por desvio: requisito afetado, descrição do achado, severidade (baixa, média, alta ou crítica), ação necessária, responsável, data compromisso, status (pendente, em curso, encerrada ou aceita), evidência de encerramento e notas. É onde uma exceção fica documentada em vez de esquecida.

Aprobación de Onboarding — aprovação de onboarding

A decisão formal, em sete campos: fornecedor, o resultado de cumprimento trazido automaticamente da planilha anterior, a decisão (pendente, aprovado, aprovado condicionado ou rejeitado), quem aprovou, a data, as condições ou exceções pactuadas e a próxima revisão.

Catálogos — catálogo de categorias

As oito categorias de verificação com seu propósito: corporativo, tributário, financeiro, jurídico, compliance, trabalhista, ESG e segurança da informação. São sugeridas e editáveis: o arquivo espera que você as ajuste ao seu modelo de risco, e não o contrário.

Instrucciones — instruções

Cinco passos de uso e a nota que toda ferramenta desse tipo deveria trazer impressa: não substitui assessoria jurídica, consulta a listas, investigação de terceiros nem os controles exigidos pela regulação ou pelas políticas da sua organização.

Os oito requisitos que vêm pré-carregados

Não são um padrão nem uma lista fechada: são o ponto de partida que se edita. Seis vêm marcados como obrigatórios; o trabalhista e o de ESG, como opcionais. Cada um traz sua categoria, a evidência que caberia pedir e a área que normalmente a revisa, para que a discussão na sua organização seja sobre o que tirar e o que acrescentar, não sobre por onde começar. As linhas abaixo estão traduzidas; no arquivo elas aparecem em espanhol.

ID	Categoria	Requisito	Evidência exigida	Área revisora
DD-001	Corporativo	Certidão de existência / registro corporativo	Documento vigente	Compras
DD-002	Tributário	Registro tributário e condição fiscal	Documento vigente	Finanças
DD-003	Financeiro	Demonstrações financeiras ou avaliação financeira	Evidência definida por política	Riscos
DD-004	Jurídico	Declaração de conflitos de interesse	Formulário assinado	Jurídico
DD-005	Compliance	Consulta a listas restritivas	Resultado da consulta e data	Compliance
DD-006	Trabalhista	Comprovação de obrigações trabalhistas aplicáveis	Certificação / evidência	Compras
DD-007	ESG	Questionário ambiental / social aplicável	Questionário ou política	Sustentabilidade
DD-008	Segurança da informação	Avaliação de segurança / privacidade	Questionário / evidência técnica	TI

Como se calcula o status de onboarding

A regra é uma única fórmula aninhada, visível na planilha de avaliação de cumprimento. Você pode abri-la, discuti-la em comitê e alterá-la se a sua política de cadastro for outra.

Há "não cumpre" → Não aprovável · restam "pendentes" → Condicionado · cumprimento 100% → Aprovável · qualquer outro caso → Revisar

A conta considera apenas os requisitos marcados com "Aplica = Sim". Um requisito que sua organização não exige daquele fornecedor não puxa o resultado para baixo.
Atenção aos dois denominadores: o Dashboard conta sobre todos os itens escritos no checklist; a avaliação de cumprimento conta apenas sobre os aplicáveis. É intencional —um mede o avanço da pasta e o outro sustenta a decisão—, mas convém saber disso antes de citar um percentual em comitê.
O status "Exceção aprovada" não soma aos cumpridos: um dossiê com exceções não chega a "Aprovável", cai em "Revisar". É o comportamento correto —uma exceção é a decisão de alguém, não um requisito cumprido— e obriga a deixá-la escrita na planilha de achados, com responsável.

Os quatro status e o que fazer com cada um

O painel imprime a legenda dos três primeiros. O quarto, "Revisar", é a saída padrão da fórmula quando o dossiê não se encaixa em nenhum dos outros três.

Status	Quando a fórmula o devolve	Próximo passo
No aprobable — não aprovável	Pelo menos um requisito aplicável está em "não cumpre"	Escalar para Compliance / Jurídico antes de continuar
Condicionado — condicionado	Sem descumprimentos, mas restam requisitos aplicáveis "pendentes"	Solicitar a evidência e aprovar condicionalmente se a política permitir
Aprobable — aprovável	100% dos requisitos aplicáveis está em "cumpre"	Registrar a aprovação e a data de revisão
Revisar — revisar	Nenhum dos três anteriores: o checklist está vazio ou há exceções aprovadas	Revisar o escopo do checklist antes de levá-lo à decisão

O que tem por dentro

12 fórmulas

Os cinco contadores do painel, os seis números da avaliação e o resultado transferido para a planilha de aprovação se calculam sozinhos. Você marca status; o arquivo conclui.

7 listas suspensas

O status do checklist, o do documento, a severidade, o status do achado e a decisão final saem de listas fechadas. Um dossiê em que cada analista inventa seu vocabulário deixa de ser comparável entre fornecedores.

Semáforo em dois pontos

Seis regras de formatação condicional: três colorem a coluna de status do checklist —cumpre, pendente e não cumpre— e outras três, o status de onboarding na planilha de avaliação.

Vigências, não só entregas

Tanto o checklist quanto o inventário de documentos têm coluna de data de vencimento: um certificado recebido e já vencido não é um requisito cumprido, e o dossiê deixa isso à vista.

Em que se diferencia dos outros três recursos de fornecedores

Publicamos quatro ferramentas sobre fornecedores e é fácil confundi-las. A diferença é o momento do ciclo. Esta cobre a verificação documental anterior ao cadastro: uma única vez, por fornecedor, e termina em uma decisão. As outras três começam onde esta termina.

Checklist de Compliance de Fornecedores LATAM 2026 (PDF)

Responde o que cada país exige —SAGRILAFT na Colômbia, SAT 32-D e REPSE no México, SUNAT no Peru—. É o marco normativo que diz quais requisitos escrever; este Excel é onde você os escreve e acompanha. Use os dois juntos: primeiro aquele, depois este.

Matriz de Risco de Fornecedores (Excel)

Pontua o risco de uma base já homologada e a ordena por prioridade de atenção, até 100 terceiros de uma vez. É o que vem depois: primeiro se verifica o dossiê de um fornecedor, depois esse fornecedor entra na matriz junto com os demais.

Avaliação de Fornecedores (guia + scorecard)

Mede o desempenho de um fornecedor que já trabalha com você —qualidade, entregas, custo total— com critérios ponderados e de forma periódica. Começa quando o fornecedor já está cadastrado; este checklist decide se ele chega lá.

O que este arquivo faz e o que não faz

O arquivo organiza o dossiê e calcula se ele está completo. Não verifica nada por você: não consulta listas restritivas, não valida uma certidão contra o registro público que a emitiu, não lê a situação tributária de um terceiro nem substitui uma investigação de antecedentes. Essa nota vem impressa na planilha de instruções e vale a pena repeti-la aqui.

Os programas internos de gestão do risco de lavagem de dinheiro e financiamento do terrorismo —SAGRILAFT na Colômbia e seus equivalentes na região— exigem que a vinculação de contrapartes fique documentada: o que foi pedido, o que foi recebido, quem validou e o que foi decidido. Este arquivo produz esse rastro e apoia o programa que sua organização já tem: não o desenha, não o aprova e não o substitui. A Egixia não certifica nem garante o cumprimento de nenhuma norma. A consulta a listas restritivas e a aprovação final cabem ao seu oficial de compliance e aos seus assessores jurídicos.

Continue por aqui

Módulo de Onboarding de Fornecedores

A versão operacional deste dossiê: o fornecedor carrega seus próprios documentos em um portal, o sistema controla vigências e o cadastro não avança enquanto faltar um requisito obrigatório.

Módulo de Riscos e Compliance

O que vem depois do cadastro: dossiê vivo, alertas de vencimento e reavaliação periódica de cada terceiro dentro do fluxo de compras.

Perguntas frequentes sobre a due diligence de fornecedores

O que é a due diligence de fornecedores e em que difere da avaliação?

A due diligence é a verificação anterior ao cadastro: comprova-se que o terceiro existe legalmente, que sua situação tributária e trabalhista é a declarada, que não aparece em listas restritivas e que entregou os documentos exigidos pela política. Acontece uma vez, antes do primeiro pedido de compra, e termina em uma decisão de aprovar ou não. A avaliação de fornecedores mede outra coisa e em outro momento: o desempenho de um fornecedor que já está trabalhando —qualidade, entregas, custo total— e se repete de forma periódica.

Quais documentos se pedem em uma due diligence de fornecedores?

Depende da política de cada organização e do país. Este modelo traz oito requisitos pré-carregados como ponto de partida, agrupados em oito categorias: corporativo (certidão de existência ou registro), tributário (registro e condição fiscal), financeiro (demonstrações financeiras ou avaliação financeira), jurídico (declaração de conflitos de interesse), compliance (consulta a listas restritivas), trabalhista (comprovação de obrigações aplicáveis), ESG (questionário ambiental e social) e segurança da informação (avaliação de segurança e privacidade). Cada linha é editável, pode ser marcada como aplicável ou não, e a planilha aceita até 100 requisitos por fornecedor.

Como o arquivo decide se um fornecedor é aprovável?

Com uma única fórmula, aplicada apenas sobre os requisitos marcados como aplicáveis. Se houver ao menos um em "não cumpre", o status é Não aprovável. Se não houver descumprimentos mas restarem pendentes, é Condicionado. Se 100% estiver em "cumpre", é Aprovável. Qualquer outra combinação —o checklist vazio ou um requisito com exceção aprovada— devolve Revisar. É um resultado orientativo: a decisão formal é registrada à mão na planilha de aprovação de onboarding, com o nome de quem aprova, a data, as condições pactuadas e a próxima revisão.

Serve para SAGRILAFT ou para um programa de devida diligência PLD/FT?

Serve como registro, não como controle. Fornece o rastro documental que esses programas exigem —o que foi pedido, qual evidência chegou, quem validou, quais achados houve e o que foi decidido— e mantém a exceção por escrito quando existe. Não consulta listas restritivas nem valida documentos contra a fonte: isso é feito pela sua equipe ou por uma ferramenta especializada, e o resultado é registrado no checklist. A Egixia não certifica nem garante o cumprimento normativo.

É grátis e em que formato chega?

Sim, é grátis. Pedimos nome, empresa e e-mail corporativo para enviar o link de download por e-mail, sem correntes de spam. Chega como arquivo .xlsx em espanhol, compatível com Excel e Google Sheets, com oito requisitos pré-carregados e algumas linhas marcadas como "Ejemplo" (exemplo) que você pode apagar antes de começar.

E se eu não quiser manter um Excel por fornecedor?

Essa é a limitação honesta do modelo: o dossiê é de um fornecedor, não de uma base; para o segundo terceiro é preciso duplicar o arquivo. Quando o volume justifica, o módulo de Onboarding da Egixia faz o mesmo dentro do fluxo de compras: o fornecedor carrega seus próprios documentos, o sistema controla vigências e o cadastro não avança se faltar um requisito obrigatório. A retenção dos documentos do cliente é um recurso habilitado por projeto, conforme as políticas do cliente.

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O arquivo está em espanhol. Suas fórmulas e listas suspensas funcionam igual no Excel e no Google Sheets.

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E se o fornecedor montasse o próprio dossiê?

Uma planilha organiza o cadastro de um fornecedor; não escala para cem cadastros por ano. O módulo de Onboarding da Egixia dá ao terceiro um portal onde ele carrega seus documentos, controla vigências e bloqueia o cadastro enquanto faltar um requisito obrigatório. Agende uma demo de 30 minutos.

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